Datenschutzerklärung gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)
Diese Datenschutzinformation ist gültig für Hauptamtliche, Ehrenamtliche und Gemeindeglieder sowie auch Dritte, unabhängig der Zugehörigkeit zur Evangelischen Kirche in Deutschland, soweit eine zentrale Verwaltungsaufgabe der Kirchengemeinde auch Dritte betrifft.
Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte.
Welche Daten zu Ihrer Person in Art und Umfang im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach der verantwortlichen Stelle und wird auf Ihren Antrag gerne beauskunftet.
Geltendes Datenschutzrecht
Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.
Verantwortliche Stelle
Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzerklärung verwiesen hat.
Datenschutzbeauftragter
Die örtlich Beauftragten für den Datenschutz
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com
Datenquellen
Wir erhalten als öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft auf Grundlage von § 42 Bundesmeldegesetz von den kommunalen Meldebehörden Personenstammdaten unserer Gemeindeglieder zur Erfüllung unserer kirchlichen Aufgaben. Zusätzlich dieser Gemeindegliederstammdaten erhalten wir dabei auch Daten der nahen Familienangehörigen unserer Gemeindeglieder, unabhängig einer Zugehörigkeit zur Evangelischen Kirche in Deutschland. Art und Umfang einer rechtmäßigen Verarbeitung dieser Meldewesendaten werden in den landeskirchlichen Ordnungen bestimmt, welche unsere kirchlichen Aufgaben begründen. In Bezug auf die Leitung unserer Kirchengemeinde ist eine Verarbeitung der uns offengelegten Meldewesendaten insbesondere in Bereichen der Wahldurchführung und des Fundraisings der Fall.
Zudem können wir auf Grundlage von § 8 DSG-EKD als kirchliche Stelle personenbezogene Daten von dritten kirchlichen oder öffentlichen Stellen personenbezogene Daten erhalten, sofern diese zur Erfüllung der in unserer Zuständigkeit liegenden kirchlichen Aufgaben erforderlich sind. Im Rahmen der Kirchengemeindeleitung ist hier insbesondere eine Offenlgung von Bewerberdaten für ein Besetzungsverfahren durch den Oberkirchenrat der Evangelischen Landeskirche in Württemberg oder eine Offenlegung von personenbezogenen Daten für eine ordnungsgemäße Buchführung und Aktenlegung der Kirchenpflege durch kirchliche oder öffentliche Stellen zu nennen. Über etwaige anlassbezogene Offenlegungen durch Dritte werden Sie im Rahmen des Verfahrens informiert.
In allen weiteren Fällen erheben wir personenbezogene Daten ausschließlich unmittelbar bei der betroffenen Person.
Zweck und Umfang der Verarbeitungen
1. Besetzung der Pfarrstelle
Zu Zwecken der Durchführung der Besetzungssitzung, Protokollführung, der Anhörung der KGR-Mitglieder und der Vertreter des Besetzungsgremiums, der Duchführung des Wahl- oder Benennungsverfahrens, der Bekanntgabe des Besetztungsergebnisses, der Führung des Vortagsbuches und der Überwachung und Ausübung der beschlossenen Ordnung verarbeiten wir regelmäßig personenbezognene Daten unserer unserer Hauptamtlichen und gewählten Ehrenamtlichen einschließlich als entsendete Vertreter sowie externer Bewerber und deren nahen Familienangehörigen.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Besetzung einer Pfarrstelle erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. AVO PfstBG.
In engem Zusammenwirken sind regelmäßige Empfänger der personenbezogenen Besetzungsreferenzen entsendete Vetreter dritter Stellen, insbesondere des Kirchenbezirks und des Oberkirchenrats der Evangelischen Landeskirche in Württemberg.
2. Wahl des Kirchengemeinderats
Zu Zwecken der Bildung eines Ortswahlausschusses, der Erstellung einer Wählerliste, des Führens eines Wählerverzeichnisses, der Verwaltung von Wahlvorschlägen, der Gestaltung von Stimmzetteln, der Verwaltung und Durchführung der Orts- und Briefwahl, der Bekanntgabe des Wahlergebnisses, der Führung des Vortagsbuches sowie der Überwachung und Ausübung der beschlossenen Ordnung verarbeiten wir regelmäßig personenbezognene Daten unserer unserer Haupt- und Ehrenamtlichen, unserer Gemeindeglieder, der aufgestellten Bewerber.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Wahl des Kirchengemeinderats erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. KWO.
Anlassbezogene Empfänger sind Vetreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung.
3. Geschäftsführung
Zu Zwecken der Prokura, der gerichtlichen und organschaftlichen Vertretung der Kirchenemeinde nach Außen, der Ausübung des Hausrechts, des Beschlusswesens in dringenden Angelegenheiten, der Sitzungsleitung sowie der Überwachung und Ausübung der beschlossenen Ordnung verarbeiten wir regelmäßig personenbezognene Daten unseres ersten und zweiten Vorsitzenden des Kirchengemeinderats sowie anlassbezogen unserer Gemeindeglieder oder etwaigen Dritten, soweit diese im Rahmen eines dringenden Antrags- und Beschlusswesens betroffen sind.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Geschäftsführung erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. KGO.
Anlassbezogene Empfänger sind Vetreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung.
4. Leitung der Kirchengemeinde
Zu Zwecken des öffentliches und nichtöffentliches Sitzungs-, Ausschuss-, Antrags- und Beschlusswesens, der Protokollführung, der Bestimmung der körperschaftlichen Ordnung, des Haushalts und der Sonderhaushaltspläne, der Ausübung des Hausrechts, der Übertragung von Aufgaben an rechtlich unselbständige Gruppen, Kreise, Werke und Einrichtungen (Ortssatzung), der Bekanntgabe der öffentlichen Sitzungsergebnisse, der Führung des Vortagsbuches sowie der Überwachung und Ausübung der beschlossenen Ordnung verarbeiten wir regelmäßig personenbezognene Daten unserer Haupt- und Ehrenatmlichen und anlassbezogen unserer Gemeindeglieder oder etwaigen Dritten, soweit diese im Rahmen des Antrags- und Beschlusswesens betroffen sind.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Geschäftsführung erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. KGO.
Anlassbezogene Empfänger sind Vetreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung.
4. Leitung von unselbständigen Gruppen, Kreisen und Werken
Zu Zwecken der Gremienarbeit, des Beschlusswesens, der Durchführung von Mitgliederversammlungen, der Protokollführung, der Ausübung des Hausrechts, der Bekanntgabe der öffentlichen Gremienergebnisse sowie der Überwachung der beschlossenen Ordnung verarbeiten wir regulär personenbezognene Daten unserer Mitarbeiter (Beschäftigte, Haupt- und Ehrenatmliche) und Mitglieder unselbständiger Gruppen, Kreise, Werke und Einrichtungen.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Leitung von unselbständigen Gruppen, Kreise und Werke erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. Ortssatzung.
Anlassbezogene Empfänger sind Vetreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung.
Verweis: Datenschutzinformation für Kindertageseinrichtungen
Verweis: Datenschutzinformation für Diakoniestationen
Verweis: Datenschutzinformation für Psychologische Beratungsstellen
Verweis: Datenschutzinformation für unselbständige Fördervereine
5. Leitung von Personale Gemeinden
Zu Zwecken der Gremienarbeit, des Beschlusswesens, der Durchführung von Mitgliederversammlungen, der Protokollführung, der Ausübung des Hausrechts, der Bekanntgabe der öffentlichen Gremienergebnisse sowie der Überwachung der beschlossenen Ordnung verarbeiten wir regelmäßig personenbezognene Daten unserer gemeindlichen Mitarbeiter (Beschäftigte, Haupt- und Ehrenatmliche) und Mitglieder unselbständiger Gruppen, Kreise, Werke und Einrichtungen.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Leitung von Personale Gemeinden erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. Ortssatzung.
Anlassbezogene Empfänger sind Vetreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung.
6. Kirchenpflege
Zu Zwecken des Personalwesens einschließlich der Begründung (Bewerbungsverwaltungl), der Durchführung (Personalentwicklung, -kontrolle, -freisetzung, -einsatz, -führung und -kosten, und -gehaltsverwaltung) und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses einschließlich der Verwaltung von Rechenschafts- und Fürsorgenachweise, der Finanz- und Haushaltsplanung, der Immobilienverwaltung, des Kassenwesens einschließlich der Kassenaufsicht und -prüfung sowie der Rechnungslegung verarbeiten wir regulär personenbezogene Daten unserer gemeindlichen Mitarbeiter (Beschäftigte, Haupt- und Ehrenatmliche) und etwaigen Dritten, soweit sie von personellen und buchhaltärischen Aufgaben unserer Kirchengemeinde betroffen sind.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Kirchenpflege erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 und 5 DSG-EKD, § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. Ordnungen zum Dienstrecht der kirchlichen Mitarbeiter sowie § 6 Nr. 8 DSG-EKD.
Regelmäßige Empfänger sind von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter, mithin kirchliche Verwaltungsstellen. Anlassbezogene Empfänger sind Vetreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung oder etwa die Mitarbeitervertretung des Kirchenbezirks.
7. Fundraising
Zu Zwecken der Spendenakquise, der Spenden-, Nachlass und Fördermittelaverwaltung, der Buchführung, der SEPA-Mandatsverwaltung sowie der Überwachung und Ausübung der beschlossenen Ordnung verarbeiten wir regulär personenbezogene Daten unserer Gemeindeglieder.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Akquise erfolgen auf Grundlage § 6 Nr. 4 DSG-EKD. Ihr Widerspruchsrecht bleibt unberührt.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Zuwendungsverwaltung erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 5 DSG-EKD.
Verweis: Datenschutzinformation zum Fundraising
8. Öffentlichkeitsarbeit
Zu Zwecken der Presse- und Medienarbeit, der öffentlichen und personalisierten Kommunikation und Information bspw. via Newsletter-Versand sowie der Umsetzung von religionsgesellschaftlichen Positionierungsstrategien verarbeiten regelmäßig personenbezogene Daten unserer Haupt- und Ehrenamtlichen, unserer Gemeindeglieder und etwaigen Dritten, soweit sie von Veröffebtlichungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit betroffen sind.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit erfolgen auf Grundlage von § 49 DSG-EKD, § 6 Nr. 4 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 2 DSG-EKD.
Verweis: Datenschutzinformation zur Öffentlichkeitsarbeit
Verweis: Datenschutzinformation für den Betrieb von Social Media
9. Systemsicherheit im IT-Verbund
Zu Zwecken der Provisionierung und des Log-File-Managements bei Betrieb unseres IT-Verbunds verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten unserer Mitarbeiter (Beschäftigte, Haupt- und Ehrenatmliche), unserer Gemeindegleider und etwaigen Dritten, soweit ein Zugang zu unsereren infrastrukturellen, organisatorischen und technischen Komponenten der IT besteht.
Datenverabreitungen im Rahmen der Provisionierung erfolgen auf Grundlage von § 49 DSG-EKD und § 6 Nr. 2, 5 DSG-EKD.
Datenverabeitungen im Rahmen des Log-File-Managments erfolgen auf Grundalge von § 6 Nr. 4 DSG-EKD. Ihr Widerspruchsrecht bleibt unberührt.
Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union
Eine personenbezogene Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet im Rahmen der Leitung unserer Kirchengemeinde grundsätzlich nicht statt.
Außnahmen bestehen regelmäßig zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit, mithin Veröffentlichungen im Internet, die ein weltweite Offenlegung von personenbezogenen Daten begründen. Eine Veröffentlichung im Internet findet jedoch nur statt, soweit dies für die Erfüllung unserer Aufgaben, bspw. im Rahmen eines öffentlichwirksamen Dienst- und Beschäftigungsverhälntisses, erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
Setzen wir Auftragsverarbeiter mit statuiertem Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Dauer der Datenspeicherung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer rechtlichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die personenbezogene Daten für die Erfüllung rechtlicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt oder ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
- Erfüllung der kirchlichen Haushaltsordnung, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren.
- Einhaltung der Richtlinie über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen, Werke und Stiftungen (Aufbewahrungs- und Kassationsrichtlinie)
- Erhaltung von Beweismitteln zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Schriftgut, welches einen bleibenden Wert für die Evangelische Landeskirche in Württemberg besitzt, aber nicht mehr für die laufende Verwaltung benötigt wird, ist gemäß der Archivordnung für die Evangelische Landeskirche in Württemberg nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch nach 30 Jahren, dem Landeskirchlichen Archiv in Stuttgart anzubieten. Die Bestimmung der Archivwürdigkeit und die Übernahme des Schriftguts durch das Landeskirchliche Archiv in Stuttgart kommt einer Löschung der verantwortlichen Stelle gleich. Wird keine Archivwürdigkeit bestimmt, werden personenbezogenes Schriftgut mit Zweckentfall und nach Ablauf der obengeannten gesetzlichen oder rechtlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht/kassiert.
Eine regelmäßig vollständige Löschung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Leitung der Kirchengemeinde kann zusammenfassend 30 Jahre nach Zweckentfall angenommen werden.
Datenschutzrechte der betroffenen Person
Sie haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns gegenüber vor der Novelle des EKD-Datenschutzgesetzes, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu (§ 46 DSG-EKD). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:
Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Sie müssen grundsätzlich diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Leitungsaufgaben unserer Kirchengemeinde erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Ohne diese Daten werden wir ein haupt- oder ehrenamtliches Engagement in unserer Kirchengemeinde ablehnen müssen.
Automatisierte Entscheidung (einschl. Profiling)
Im Rahmen der Leitungsaufgaben unserer Kirchengemeinde findet grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie hierüber vorab informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.
Stand: April 2024