Kindertageseinrichtungen

Datenschutzerklärung gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)

Diese Datenschutzinformation ist gültig für Kinder (vertreten durch die Sorgeberechtigen), Sorgeberechtigte und Abholberechtigte, unabhängig der Zugehörigkeit zur evangelischen Kirche.

Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrags und Ihre Rechte aus dem EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD) sowie und nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Sozialgesetzbücher (SGB).

In welchem Umfang die Fürsorgepflichten im Einzelnen wahrgenommen werden, richtet sich maßgeblich nach der verantwortlichen Stelle.

Geltendes Datenschutzrecht

Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.

Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzerklärung verwiesen hat.

Datenschutzbeauftragter

Die örtlich Beauftragten für den Datenschutz
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Deutschland
Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com

Daten und Datenquellen

Nach den spezialgesetzlichen Bestimmungen des Sozialgesetzbuches VIII sind alle personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung unserer Bildungs- Erziehungs- und Betreuungsaufgaben erforderlich sind, grundsätzlich unmittelbar bei der betroffenen Person zu erheben. Kinder werden dabei von den Sorgeberechtigten vertreten. Es gilt das Sozialgeheimnis.

Zur Erfüllung des Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrags verarbeiten wir grundsätzlich sogenannte Sozialdaten, die wir zu Beginn des Betreuungsvereinbarung oder während der Betreuungszeit direkt erheben. Dabei handelt es sich regelmäßig um personenbezogene Daten in Art von Personenstammdaten der Sorgeberechtigten, der Kinder und der Abholberechtigten einschl. der Adress- und Kontaktdaten sowie ggf. Notfallkontakte; ggf. Berufsreferenzen der Sorgeberechtigten (bei Notfallbetreuung); Bankverbindungsdaten der Sorgeberechtigten (Elternbeitrag); Gesundheitsdaten der Kinder (Gesundheitsfürsorge bspw. Impfprävention und Medikamentengabe); Entwicklungs- und Bildungsdokumentation der Kinder (Sprachstandfeststellung, Portfolioarbeit, Beobachtungsbögen); Anwesenheits- und Aufsichtsdokumentationen (Gruppentagebücher, Wickelbücher, Belegungspläne); Informationen der Elternkommunikation; Informationen des Elternbeirats; ggf. Personenaufnahmen; Informationen zu Erste-Hilfe-Maßnahmen und zu Unfallanzeigen; ggf. Informationen zur Kindeswohlsicherung.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Personenbezogene Daten in Bezug auf die Betreuung der Kinder werden ausschließlich im Einklang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts der Evangelischen Kirche in Deutschland und der spezialgesetzlichen Datenschutzregelungen der Sozialgesetzbücher verarbeitet.

Auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD)

Mit dem Betreuungsvertag obliegen uns verbindliche Fürsorgepflichten, die einer Vielzahl von Datenverarbeitungen erfassen, insbesondere: die Vergabe der Kita-Plätze; die Vereinbarung des Fürsorgeumfangs bspw. die Abhol- und Mitfahrberechtigung, die Medikamentengabe, die Zeckenentfernung; die Abwicklung des Elternbeitrags; die Erstellung der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder; die Organisation von Ausflügen und Ausfahrten; die Anwesenheits-, Aufsichts- und Betreuungsdokumentation; die Elternkommunikation; die Projekt- und Terminverwaltung; die Verwaltung von ehrenamtlichen Tätigkeiten wie Hospitationen und Tätigkeiten des Elternbeirats sowie die Vermittlung und Kooperation mit Förderpartner.

Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD, § 10 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD und § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Einwilligungspflichtige Verarbeitungen sind regelmäßig die Veröffentlichung und Übermittlung von Fotos-, Ton- und Videoaufnahmen; die Ergänzung der Entwicklungsdokumentation mit Fotos, die Übermittlung von Sozialdaten an Dritte (bspw. Offenlegung der Bildungsdokumentation an die zuständige Grundschule); das Schlafmonitoring, sofern eine Aufzeichnung stattfindet, oder etwa die Nutzung der Kontaktdaten für die Übermittlung von anonymen Befragungsbögen. Auch die Nutzung einer Kita-App kann eine Einwilligungspflicht begründen, sofern durch uns nicht gewährleistet werden kann, dass der Kommunikationsinhalt auch an dritte Sorgeberechtigte offengelegt wird (bspw. Gruppenchats).

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung, soweit nicht ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand des § 13 Abs. 2 DSG-EKD einschlägig ist.

Auch eine Datenübermittlung kann auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgen, bspw. Datenübermittlungen an Drittanbieter bei Betrieb von Webseiten oder Social-Media-Instanzen.

Auf Grundlage unmittelbarer und mittelbarer rechtlicher Pflichten (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD)

Eine Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auch, um unsere rechtlichen Pflichten zu erfüllen bspw. in Bezug auf das Steuer- und Sozialversicherungsrecht.

Dazu zählt auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erforderlich wird bspw. die Basisuntersuchung zur Sprachstanddiagnose; die Mitwirkung bei der Ermittlung der statistischen Bedarfsentwicklung; Erste-Hilfe-Maßnahmen und Unfallmeldungen; Maßnahmen der Kindeswohlsicherung und Maßnahmen der Impfprävention und -dokumentation sowie die Meldepflicht bei bestimmten Krankheiten.

Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe auf die Kommunikationssysteme protokolliert, gespeichert und ausschließlich anlassbezogen ausgewertet.

Ist für unseren Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrags die Identifizierung einer Person erforderlich, sind wir gesetzlich angehalten, zusätzliche Informationen einzuholen und zu verarbeiten.

Die Verarbeitung personenbezogenen Daten kann zudem zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein.

Auf Grundlage überwiegender kirchlicher Interessen und (§ 6 Nr. 4 und 8 DSG-EKD)

Zur Wahrung überwiegender kirchlicher Interessen oder der Interessen Dritter kann eine Verarbeitung von personenbezognenen Daten im Zuge einer Interessensabwägung erforderlich sein, bspw. die Veröffentlichung oder Übermittlung von Fotos im Zuge einer öffentlichen Veranstaltung; Maßnahmen zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen, zur Gebäude- und Bürosicherheit oder die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs sowie die Archivierung von Jahrgangsfotografien.

Empfänger der Daten

Intern erhalten ausschließlich diejenigen Stellen und Mitarbeiter (Beschäftigte einschl. Praktikanten, Bufdi und FSJler sowie Ehrenamtliche bspw. Hospitanten) Zugriff auf personenbezogenen Daten der Kinder, der Sorgeberechtigten und Abholberechtigten, die diese zur Erfüllung unserer Kinder- und Jugendhilfe bestimmten Aufgaben benötigen. Der verantwortungsvolle Umgang mit den personenbezogenen Daten, die alle zu den besonders schutzwürdigen Sozialdaten gehören, liegt in der originären Verantwortung des Trägers und in der regelmäßigen Zuständigkeit der Kita-Leitung sowie der pädagogischen Fachkräfte.

Auch von uns eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter) können zu genannten Zwecken Daten erhalten, wenn diese unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen sowie die Einhaltung der spezialgesetzlicher Vorschriften nach § 80 SGB X wahren.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an dritte Empfänger dürfen Informationen nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten. Unter dieser Voraussetzung können Empfänger personenbezogener Daten bspw. anlassbezogen sein: das örtliche Jugendamt, der Unfallversicherungsträger, der Durchgangsarzt oder das Gesundheitsamt.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben, z.B. die kommunale Zeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit oder etwaige externe Kooperationspartner oder Beratungsstellen im Rahmen spezifischer Förderungsmaßnahmen (bspw. Erziehungsberatungsstellen oder Stellen der Sprach-, Früh-, Gesundheits-, Verhaltens-, Sozial-, Begabten-, Integrations- oder Inklusionsförderung).

Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU)

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies für die Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Werden Dienstleister (Auftragsverarbeiter) in einem Drittland eingesetzt, sind diese auf die Bedingungen nach § 80 SGB X geprüft und verpflichtet.

Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten personenbezogenen Sozialdaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist:

• Die Bildungsdokumentation wird umgehend mit Beendigung des Betreuungsvertrags an die Sorgeberechtigten ausgehändigt, oder etwa gelöscht.
• Der Betreuungsvertrag sowie die Anlagen werden mit Beendigung des Betreuungsvertrags einschl. der Beendigung des Kalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von drei Jahren gelöscht (Regelmäßige Verjährungsfrist gem. § 195 BGB).
• Unterlagen zu räumlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen sowie zur Belegung der Einrichtung werden mit Beendigung des Kalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gelöscht (§ 47 Abs. SGB).
• Fürsorgenachweise, bspw. Erste-Hilfe-Dokumentationen und Unfallmeldungen, die Entwicklungsdokumentation etc., werden regelmäßig mit Beendigung des Kalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gelöscht (Vereinheitlichung i.S.d. § 24 Nr. 6 DGUV).
• Unterlagen zur Erfüllung der steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen werden nach sechs bis zehn Jahren gelöscht (§ 147 AO, §257 HGB).
• Unterlagen zu außerordentlichen Ereignissen im Rahmen unserer Fürsorgepflichten werden regelmäßig mit Beendigung des Betreuungsvertrags zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gelöscht. Bei Schadensereignissen können diese Unterlagen bis zu 30 Jahre verwahrt werden (Verjährungshöchstfristen gem. § 199 Abs. 2 Nr. 2 BGB).
• Technische Daten zur Gewährleistung eines sicheren Verwaltungsnetzwerks werden max. sechs Monate vorgehalten.

Zusammengefasst kann mit Ende der Betreuung eine regelmäßige vollständige Löschung nach zehn Jahren angenommen werden.

Datenschutzrechte der betroffenen Person

Betroffene Personen (vorliegend insbesondere Sorgeberechtigte) haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns gegenüber vor der Geltung des EKD-Datenschutzgesetzes, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (§ 46 DSG-EKD). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:

Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de

Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de 

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Zur Erfüllung unseres Betreuungsauftrags müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Betreuungsvertrags erforderlich sind. Ohne diese Daten ist uns die Erziehung, Bildung und Betreuung von Kindern im Sinne der Kinder- und Jugendhilfe nicht möglich.

Automatisierte Entscheidung (einschließl. Profiling)

Es findet keine automatisierte Verarbeitung inkl. Profiling statt, die als Grundlage für Entscheidungen dient, die Rechtswirkung gegenüber natürlichen Personen entfalten oder diese in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen.