Datenschutzinformation gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)
Diese Datenschutzinformation ist gültig für Hauptamtliche, Ehrenamtliche und Gemeindeglieder sowie auch Dritte, unabhängig der Zugehörigkeit zur Evangelischen Kirche in Deutschland, soweit eine zentrale Verwaltungsaufgabe der Kirchengemeinde auch Dritte betrifft.
Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte.
Welche Daten zu Ihrer Person in Art und Umfang im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach der verantwortlichen Stelle und wird auf Ihren Antrag gerne beauskunftet.
Geltendes Datenschutzrecht
Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.
Verantwortliche Stelle
Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzinformation verwiesen hat.
Datenschutzbeauftragter
Die örtlich Beauftragten für den Datenschutz
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com
Zweck und Umfang der Verarbeitungen
- Leitung des Kirchenbezirks
Zu Zwecken der Führung von Geschäften, der gerichtlichen und organschaftlichen Vertretung des Kirchenbezirks nach Außen, der Ausübung des Hausrechts, der Leitung des Sitzungs-, Ausschuss-, Antrags- und Beschlusswesen, der Protokollführung, der Bestimmung der körperschaftlichen Ordnung und der Überwachung der beschlossenen Ordnung verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten unserer Mitarbeiter, Bezirkssynodalen, der entsendeten Vertreter des Bezirksausschusses sowie Dritter (bspw. Dienstleister oder Ansprechpartner des Oberkirchenrats oder uns verbundener kirchlicher Werke und Einrichtungen).
Datenverarbeitungen im Rahmen der Leitung des Kirchenbezirks erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Kirchenbezirksordnung.
In engem Zusammenwirken sind regelmäßige Empfänger der personenbezogenen Besetzungsreferenzen entsendete Vertreter dritter Stellen, insbesondere des Oberkirchenrats der Evangelischen Landeskirche in Württemberg. - Sitzungs- und Beschlusswesen (Bezirkssynode)
Zu Zwecken der Leitung, der Durchführung und der Bekanntmachung der öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungen, der Beratung in Hinblick auf grundsätzliche Fragen des kirchlichen Lebens, der Beratung von Berichten, der Beschlussfassung über Einrichtungen und Dienste sowie über den Erlass von Bezirkssatzungen, über Eingaben, über die Erhebung einer Bezirksumlage und über Rechtsgeschäfte von erheblicher Bedeutung, der Feststellung des Haushaltsplans, der Kirchenbezirksrechnung und Erteilung der Entlastung verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten unserer Mitarbeiter, Bezirkssynodalen, der entsendeten Vertreter des Bezirksausschusses sowie Dritter (bspw. Eingabeführer, oder Ansprechpartner des Oberkirchenrats oder uns verbundener kirchlicher Werke und Einrichtungen).
Datenverarbeitungen im Rahmen des Sitzungs- und Beschlusswesens erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Kirchenbezirksordnung.
In engem Zusammenwirken sind regelmäßige Empfänger der personenbezogenen Besetzungsreferenzen entsendete Vertreter dritter Stellen, insbesondere des Oberkirchenrats der Evangelischen Landeskirche in Württemberg sowie anlassbezogene Empfänger, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Sitzungs- und Beschlusswesen (Bezirksausschuss)
Zu Zwecken der Vorbereitung der Verhandlungen (Bezirkssynode), der Ausführung der Beschlüsse (Bezirkssynode), der Streitschlichtung, der Dienstaufsicht über die vom Kirchenbezirk beschäftigten Mitarbeiter, der Beschlussfassung über das Haushaltswesen und über die Anstellung, Entlassung oder Zurruhesetzung der haupt- und nebenberuflichen Mitarbeiter;, der Wahrnehmung der Allgemeinen Gewaltschutz- und Klimaschutzbestimmungen sowie der Berufung der Leitung der Regionalverwaltung verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten unserer Mitarbeiter, Bezirkssynodalen, der entsendeten Vertreter des Bezirksausschusses sowie Dritter (bspw. Eingabeführer, oder Ansprechpartner des Oberkirchenrats oder uns verbundener kirchlicher Werke und Einrichtungen).
Datenverarbeitungen im Rahmen des Sitzungs- und Beschlusswesens erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Kirchenbezirksordnung.
In engem Zusammenwirken sind regelmäßige Empfänger der personenbezogenen Besetzungsreferenzen entsendete Vertreter dritter Stellen, insbesondere des Oberkirchenrats der Evangelischen Landeskirche in Württemberg sowie anlassbezogene Empfänger, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Zuwahl von Mitgliedern (Bezirkssynode)
Zu Zwecken der Zuwahl von Mitgliedern, der Umsetzung von Unterstützungs- und Mitwirkungsaufgaben sowie der Vermittlungsarbeit zwischen kirchlichen Einrichtungen und Diensten verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten entsendeter Ehrenamtlicher des Kirchenbezirks.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Zuwahl von Mitgliedern erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Kirchenbezirksordnung sowie der kirchlichen Wahlordnung.
In engem Zusammenwirken sind regelmäßige Empfänger der personenbezogenen Besetzungsreferenzen entsendete Vertreter dritter Stellen, insbesondere des Oberkirchenrats der Evangelischen Landeskirche in Württemberg sowie anlassbezogene Empfänger, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Haushalts-, Vermögens- und Kassenwesen
Zu Zwecken der Aufstellung des Haushaltsplans und Erstellung des Jahresabschlusses, der laufende Vermögensverwaltung und Kassengeschäfte, der Wahrnehmung der in einer Verordnung festgelegten weiteren Aufgaben sowie des Versicherungs- und Vertragswesens verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten unserer Mitarbeiter (Beschäftigte, Haupt- und Ehrenamtliche). Datenverarbeitungen im Rahmen des Haushalts-, Vermögens- und Kassenwesen erfolgen auf Grundlage von §§ 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Kirchenbezirksordnung.
Regelmäßige Empfänger sind von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter, mithin kirchliche Verwaltungsstellen. Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung sowie anlassbezogene Empfänger, mithin das kirchliche Rechnungsamt und Versicherungsträger. - Personalwesen
Zu Zwecken der Begründung (Bewerbung), Durchführung (Personalverwaltung, -entwicklung, -kontrolle, -freisetzung, -einsatz, -führung und -kostenverwaltung) und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer kirchlichen Mitarbeiter. Datenverarbeitungen im Rahmen des Personalwesens erfolgen auf Grundlage von §§ 6 Nr. 5, 6 DSG-EKD sowie § 49 DSG-EKD. Regelmäßige Empfänger sind von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter, mithin kirchliche Verwaltungsstellen. Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung oder etwa die Mitarbeitervertretung des Kirchenbezirks. - Kirchliche Visitation
Zu Zwecken der Vorbereitung, der Durchführung und der Auswertung einer (außerordentlichen) Visitation und der Übermittlung des Visitationsbescheides verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter der Pfarrstellen im Kirchenbezirk. Datenverarbeitungen im Rahmen der kirchlichen Visitation erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Visitationsordnung. Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Kirchenmusikalischer Dienst
Zu Zwecken der musikalische Mitgestaltung von Veranstaltungen des Kirchenbezirks, der Anregung, Förderung und Koordinierung aller musikalischen Arbeit im Kirchenbezirk, der Ausbildung und Fortbildung der nebenberuflich tätigen Chorleiter und Organisten, der Einberufung von Bezirkskonferenzen für Kirchenmusik sowie der Beratung der Kirchengemeinden in personellen Angelegenheiten der Kirchenmusiker verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter der Pfarrstellen im Kirchenbezirk.
Datenverarbeitungen im Rahmen der kirchenmusikalischen Dienstes im Kirchenbezirk erfolgen auf Grundlage von §§ 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Ordnung des kirchenmusikalischen Dienstes. Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Dienst des Schuldekans
Zu Zwecken der Beratung und Unterweisung in Fragen der evangelischen Erziehung (Eltern, Schule, Jugendwerk, Kindergarten, Leiter und Helfer im Kindergottesdienst und andere Dienstgruppen), der Gestaltung und Durchführung des Religionsunterrichts, der Planung der Schulgottesdienste und Schulbesuche verarbeiten wir regulär personenbezogene Daten der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter der Pfarrstellen im Kirchenbezirk.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Aufgaben des Schuldekans erfolgen auf Grundlage der §§ 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD. i.V.m. der Dienstanweisung für Schuldekane.
Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Fachberatung für Kindertageseinrichtungen
Zu Zwecken der Beratung von Mitarbeitern in Kindertagesstätten in allen fachlichen Fragen, der Beratung und Begleitung eines Kinderschutzkonzeptes, der Fortbildung von pädagogischen Fachkräften sowie der Gremien- und Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Informationsveranstaltungen, thematische Arbeitskreise, Konfliktberatung) verarbeiten wir regulär personenbezogene Daten der pädagogischen Fachkräfte im Kirchenbezirk.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Fachberatung für Kindertageseinrichtungen erfolgen auf Grundlage der §§ 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Kindergartenfachberatungsverordnung. - Dienst der diakonischen Bezirksstelle
Zu Zwecken der Leitung der Diakonischen Bezirksstelle (Geschäftsführung), der Dienst- und Fachaufsicht über die Mitarbeiter, der Vertretung der diakonischen Anliegen der Kirchengemeinden und Kirchenbezirke in Kirche und Öffentlichkeit, der Planung diakonischer Vorhaben, der Einrichtung spezieller Beratungsdienste, der Beauftragung von Fachberatern für die diakonische Arbeit der Kirchengemeinden, der Fortbildung von Mitarbeitern sowie der Koordination der Diakonischen Aufgaben verarbeiten wir regulär personenbezogene Daten der diakonischen Fachkräfte im Kirchenbezirk.
Datenverarbeitungen im Rahmen der diakonischen Bezirksstelle erfolgen auf Grundlage der §§ 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Diakonischen Bezirksordnung.
Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Öffentlichkeitsarbeit
Zu Zwecken der Presse- und Medienarbeit, der öffentlichen und personalisierten Kommunikation und Information bspw. via Newsletter-Versand sowie der Umsetzung von religionsgesellschaftlichen Positionierungsstrategien verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten unserer Mitarbeiter und etwaiger Dritter, soweit sie von Veröffentlichungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit betroffen sind.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit erfolgen auf Grundlage von § 49 DSG-EKD, § 6 Nr. 4 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 2 DSG-EKD.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Betriebs von Social Media entnehmen Sie bitte den Datenschutzinformationen Social Media. - Systemsicherheit im IT-Verbund
Zu Zwecken der Provisionierung und des Log-File-Managements bei Betrieb unseres IT-Verbunds verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten unserer Mitarbeiter (Beschäftigte, Haupt- und Ehrenamtliche), unserer Gemeindeglieder und etwaigen Dritten, soweit ein Zugang zu unseren infrastrukturellen, organisatorischen und technischen Komponenten der IT besteht.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Provisionierung erfolgen auf Grundlage von § 49 DSG-EKD und §§ 6 Nr. 2, 5 DSG-EKD.
Datenverarbeitungen im Rahmen des Log-File-Managements erfolgen auf Grundalge von § 6 Nr. 4 DSG-EKD. Ihr Widerspruchsrecht bleibt unberührt.
Datenübermittlungen an Drittländer
Eine Datenübermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet im Rahmen der Leitung unseres Kirchenbezirks grundsätzlich nicht statt.
Ausnahmen bestehen regelmäßig zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit, mithin Veröffentlichungen im Internet, die ein weltweite Offenlegung von personenbezogenen Daten begründen. Eine Veröffentlichung im Internet findet jedoch nur statt, soweit dies für die Erfüllung unserer Aufgaben, bspw. im Rahmen eines öffentlichkeitswirksamen Dienst- und Beschäftigungsverhältnisses, erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
Setzen wir Auftragsverarbeiter mit statuiertem Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Speicherdauer
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer rechtlichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die personenbezogene Daten für die Erfüllung rechtlicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt oder ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
- Erfüllung der kirchlichen Haushaltsordnung, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren.
- Einhaltung der landeskirchlichen Verwaltungsvorschrift Schriftgutverwaltung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von Unterlagen und den dort vorgegebenen Fristen von zwei bis dreißig Jahren bzw. einer dauerhaften Aufbewahrungspflicht.
- Erhaltung von Beweismitteln zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Schriftgut, welches einen bleibenden Wert für die Evangelische Landeskirche in Württemberg besitzt, aber nicht mehr für die laufende Verwaltung benötigt wird, ist gemäß der Archivordnung für die Evangelische Landeskirche in Württemberg nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch nach 30 Jahren, dem Landeskirchlichen Archiv in Stuttgart anzubieten. Die Bestimmung der Archivwürdigkeit und die Übernahme des Schriftguts durch das Landeskirchliche Archiv in Stuttgart kommt einer Löschung der verantwortlichen Stelle gleich. Wird keine Archivwürdigkeit bestimmt, werden personenbezogenes Schriftgut mit Zweckentfall und nach Ablauf der obengenannten gesetzlichen oder rechtlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht/kassiert.
Eine regelmäßig vollständige Löschung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Leitung des Kirchenbezirks kann zusammenfassend 30 Jahre nach Zweckentfall angenommen werden.
Datenschutzrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns gegenüber vor der Novelle des EKD-Datenschutzgesetzes, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu (§ 46 DSG-EKD). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:
Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Sie müssen grundsätzlich diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Leitungsaufgaben unseres Kirchenbezirks erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Ohne diese Daten werden wir das obengenannte kirchliche Engagement nicht ausüben können.
Automatisierte Entscheidung (einschl. Profiling)
Es findet grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie hierüber vorab informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.
Stand: Dezember 2024