Kirchliche Kasual- und Amtshandlungen

Hinweis: Personenbezogene Datenverarbeitungen im Rahmen kirchlicher Amtshandlungen (Taufe, Konfirmation, Trauung und Bestattung) sind der Gemeindegliederverwaltung der Kirchengemeinden zuzurechnen. Diese sind prozessual über landeskirchliche Ordnungen bestimmt, weshalb nachfolgend eine spezifische Datenschutzinformation erfolgt. Bitte beachten Sie für weitergehende Informationen zu Kasualien die Datenschutzinformation zur Gemeindegliederverwaltung auf dieser Internetseite.

Datenschutzerklärung gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)

Die vorliegende Datenschutzinformation ist gültig für Gemeindeglieder und etwaige Dritte, unabhängig der Zugehörigkeit zur evangelischen Kirche.

Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen biografisch orientierter Segenshandlungen (Kirchliche Amtshandlungen wie Taufe, Konfirmation, Trauung und Beerdigung) sowie die Aufnahme in die Evangelische Landeskirche in Württemberg und Ihre Rechte aus dem EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD).

Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle, mithin Name und Kontakt, ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzerklärung verwiesen hat.

Datenschutzbeauftragter

Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz und die IT-Sicherheit
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart

Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Kasualien sind kirchliche Aufgaben, mit welchen wir wichtige Ereignisse im Leben unserer Gemeindeglieder begleiten. Zu den häufigsten Amtshandlungen zählen die registraturpflichtigen Kasualien wie die Taufe, die Konfirmation, die Trauung und die Bestattung. Auch die Aufnahme in die Evangelische Landeskirche in Württemberg zählt zu den Amtshandlungen. Einhergehend verarbeiten wir personenbezogenen Daten zu Zwecken der Vorbereitung, der Durchführung, der Registratur und der Abkündigung im Einklang mit den Bestimmungen des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD):

• Auf Grundlage einer Rechtsvorschrift (§ 6 Nr. 1 DSG-EKD) oder einer rechtlichen Verpflichtung (§ 6 Nr. 6 DSG-EKD), welche die Datenverarbeitung erlaubt oder anordnet, insbesondere die Kirchenregisterverordnung und das Kirchenmitgliedschaftsgesetz nebst den Ausführungsbestimmungen – bspw. die Vorbereitung, die Durchführung, die Registratur sowie die Abkündigung der Amtshandlung; die Amtshilfe zwischen den verzeichnisführenden Stellen; die Dokumentation und der Nachweis der Kirchenmitgliedschaft gegenüber der zuständigen kommunalen Stelle.
  
• Auf Grundlage einer kirchlichen Aufgabe (§ 6 Nr. 3 DSG-EKD) – bspw.  die Erstellung von Amtshandlungsbescheinigungen oder Dimissorialen; die Bekanntgabe der Amtshandlung im Gemeindebrief.
  
• Für die Wahrnehmung einer sonstigen Aufgabe im kirchlichen Interesse (§ 6 Nr. 4 DSG-EKD) oder zur Wahrung der berechtigten Interessen eines Dritten (§ 6 Nr. 8 DSG-EKD) – bspw. Bild- Ton- und Videoaufnahmen bei Gottesdiensten von überörtlicher Bedeutung aus allgemeinem kirchlichem Interesse oder im Interesse der kirchlichen Publizistik unter Berücksichtigung des Erlass des Oberkirchenrats zum Fotografieren bei Gottesdiensten; Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Abwehr von Haftungsansprüchen; Maßnahmen zur Gebäude- und Bürosicherheit; Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts; Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.
  
• Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD) – bspw. die Erhebung privater Kontaktdaten zur Durchführung der Amtshandlung; die Veröffentlichung von Bild- Ton- und Videoaufnahmen sowie die Übermittlung an Dritte, bspw. das kommunale Amtsblatt, nach Maßstab der Regelungen in § 22 Kunsturhebergesetz und § 53 DSG-EKD.

Herkunft der Daten und Datenarten

Wir erhalten als öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft auf Grundlage von § 42 Bundesmeldegesetz von den kommunalen Meldebehörden die erforderlichen Personendaten unserer Gemeindeglieder zur Erfüllung unserer kirchlichen Aufgaben, einschließlich der Kasualhandlungen. Zusätzlich zu den Daten von Mitgliedern einer öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaft erhalten wir auch die Daten der Familienangehörigen, die nicht derselben oder keiner öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft angehören (https://www.gesetze-im-internet.de/bmg/__42.html). Diese Daten werden von der z. B. für Taufen und Trauungen benötigt. Art und Umfang der rechtmäßigen Verarbeitung werden in den landeskirchlichen Ordnungen des Gottesdienstes und der kirchlichen Amtshandlungen bestimmt. Legitime personenbezogene Daten, welche die kirchlichen Amtshandlungen betreffen, sind dabei regelmäßig Name, Vorname, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Angaben zum (ehemaligen) Wohnsitz, Familienstand, Zugehörigkeit zu einer öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft, Angaben zum Familienverband, Staatsangehörigkeit, eventuelle Sterbedaten sowie Auskunftssperren nach § 51 und bedingte Sperrvermerke nach § 52 Bundesmeldegesetz der betroffenen Person.

Auf Grundlage von § 4 Abs. 1 Kirchenregisterverordnung erhalten wir als Wohnsitzkirchengemeinde Mitteilung über eine auswärtig vollzogene Amtshandlung, um diese auch in unserer Registratur zu verzeichnen. Als taufverzeichnisführende Stelle erhalten wir auf Grundlage von § 4 Abs. 2 Kirchenregisterverordnung bei einer Wiederaufnahme in die Landeskirche und gegebenenfalls bei einem Übertritt in eine andere öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft Mittelung der aktuellen Wohnsitzkirchengemeinde zum Zweck der Verzeichnisführung.

Weitere Personendaten werden ausschließlich bei den betroffenen Personen direkt erhoben.

Empfänger der Daten

Innerhalb der Kirchengemeinde erhalten ausschließlich diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der kirchlichen Amtshandlungen benötigen.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der verantwortlichen Stelle ist zunächst zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Informationen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Informationen dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten. Unter dieser Voraussetzung können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• der Oberkirchenrat der Evangelischen Landeskirche in Württemberg (Meldewesen) zu Zwecken der Verwaltungsunterstützung und der kirchlichen Aufsicht;
  
• die zuständige Wohnsitzkirchengemeinden oder taufverzeichnisführende Kirchengemeinde zu Zwecken der Amtshilfe (Registratur);
  
• ggf. das Kirchenregisteramt (Registratur);
  
• die kommunale Meldebehörde (Meldewesen);
  
• das Landeskirchliche Archiv Stuttgart (Anbietungspflicht).

Weitere Datenempfänger können diejenigen dritten Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Datenübermittlungen in Drittländer außerhalb der Europäischen Union (EU)

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet im Rahmen kirchlicher Amtshandlungen (Taufe, Konfirmation, Trauung und Bestattung) ausschließlich im Rahmen einer Amtshilfe nach § 10 Abs. 2 Nr. 2 DSG-EKD statt.

Darüber hinaus findet eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) oder an internationale Organisationen nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. aufsichts- oder steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange es für uns kirchlichen Aufgaben sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Kirchliche Amtshandlungsverzeichnisse werden nach den Anforderungen des landeskirchlichen Löschkonzepts gelöscht. Demnach erfolgt eine sofortige technische Einschränkung der Verarbeitung mit Zweckentfall (bspw. Wegzug, Austritt, Tod, Umgemeindung), die für fünfzehn Monate in der Kirchengemeinde besteht. Nachfolgend werden die Daten technisch aus dem Hoheitsbereich der Kirchengemeinde an die Landeskirche in Württemberg überführt und werden dort nach 10 Jahren logisch gelöscht (Anbietungspflicht).

Sind die eigenerfasste Daten für die Erfüllung kirchlicher Aufgaben nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt oder ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist für folgende Zwecke erforderlich:

• zur Erfüllung der kirchlichen Haushaltsordnung, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren.
  
• zur Einhaltung der Richtlinie über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen, Werke und Stiftungen (Aufbewahrungs- und Kassationsrichtlinien).
  
• zur Erhaltung von Beweismitteln zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Für kirchliche Stellen besteht nach § 3 der Archivordnung für die Evangelischen Landeskirche in Württemberg eine Anbietungspflicht von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv Stuttgart. Die archivrechtliche Anbietung kommt einer datenschutzrechtlichen Löschung der verantwortlichen Stelle gleich (Löschungssurrogat).

Datenschutzrechte der betroffenen Person

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns gegenüber vor der Geltung des EKD-Datenschutzgesetzes, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (§ 46 DSG-EKD). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:

Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de 

Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de

Stand: Dezember 2023