Gemeindegliederverwaltung

Datenschutzerklärung gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)

Gültig für Gemeindeglieder. Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem jeweils angefragten oder beauftragten Kontakt.

1. Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung

Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzerklärung verwiesen hat.

2. Datenschutzbeauftragter der verantwortlichen Stelle

Die örtlich Beauftragten für den Datenschutz
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Deutschland
Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com

3. Daten und Datenquellen

a) Quellen Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unseres Kontakts, der Betreuung oder der Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir (soweit für den Kontakt, die Betreuung oder die Bereitstellung unserer Produkte und Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich) personenbezogene Daten, die wir von anderen Kirchengemeinden (mit deren rechtlich unselbständigen Diensten, Werken und Einrichtungen), Kirchlichen Verbänden und Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts der Ev. Landeskirche in Württemberg oder von sonstigen Dritten zulässigerweise erhalten haben (z. B. zur Ausübung unserer Aufgaben, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung). Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Kirchenregister, Meldewesen, Standesamt, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

b) Kategorien von personenbezogenen Daten Bei der Anbahnung eines Kontakts, einer Geschäftsbeziehung oder bei Anlage von Stammdaten im Rahmen unseres kirchlichen Auftrags können folgende personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden: Adress- und Kommunikationsdaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail-Adresse, andere Kontaktdaten), Personenstammdaten (Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familien-stand, Geschäftsfähigkeit, Berufsgruppenschlüssel), Legitimations-daten (z. B. Ausweisdaten), Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftsprobe), Steuer-ID.
Bei Inanspruchnahme unserer Angebote, Produkten und Dienstleistungen im Rahmen der mit uns geschlossenen Verträge können zusätzlich zu den vorgenannten Daten im Wesentlichen die folgenden weiteren personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden: Vertragsstammdaten (Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Angaben zu etwaigen Drittbegünstigten), Abrechnungs-, Leistungs-, und Zahlungsdaten (Lastschriftdaten, steuerliche Informationen), weitere Personenstammdaten (Beruf, Arbeitgeber), Dokumentationsdaten (z. B. Protokolle), Produktdaten (z. B. angefragte oder gebuchte Dienstleistungen und Produkte) sowie folgende geschäftliche Bonitätsunterlagen: Einnahmen-/Überschussrechnungen, Bilanzen, betriebswirtschaftliche Auswertung, Art und Dauer der Selbständigkeit.

c) Kontaktinformationen Im Rahmen der Kontakt- oder Geschäftsanbahnungsphase und während des Kontakts oder der Geschäftsbeziehung, insbesondere durch persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte, durch Sie oder die verantwortliche Stelle initiiert, entstehen weitere personenbezogene Daten. Dazu gehören z. B. Informationen über den Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis, (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs sowie Informationen über die Teilnahme an Marketingmaßnahmen.

d) Dienste der Informationsgesellschaft Bei der Verarbeitung von Daten im Rahmen von Diensten der Informationsgesellschaft erhalten Sie weiterführende Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem jeweiligen Dienst.

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten die unter 3. genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD):

a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung (inhaltliche Ausgestaltung sowie Änderung) und Beendigung eines Vertrages über die Durchführung von Angeboten, Bereitstellung von Produkten und Erbringung von Dienstleistungen sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Erstellung von Angeboten, Verträgen oder sonstiger auf den Vertragsabschluss gerichteter Wünsche, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Angeboten, Produkten und Dienstleistungen und können unter anderem Bedarfsanalysen, Beratungen und Betreuung umfassen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen (auch vorvertraglichen) Vertragsunterlagen unserer Zusammenarbeit entnehmen. Gemeindeglieder dürfen unter Berücksichtigung eventuell geäußerter Einschränkungen während der Kirchenmitgliedschaft unter Verwendung der von Ihnen mitgeteilten Daten kontaktiert werden.

b) Aufgrund Ihrer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung des EKD-Datenschutzgesetzes, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Eine Übersicht zum Status der von Ihnen erteilten Einwilligungen können Sie jederzeit bei der verantwortlichen Stelle anfordern.

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung für besondere Kategorien personenbezogener Daten (§ 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD) Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung nach § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD, soweit nicht gesetzliche Erlaubnistatbestände wie § 13 Abs. 2 Nr. 2 DSG-EKD einschlägig sind (siehe unter d)).

d) Aufgrund einer Rechtsvorschrift (§ 6 Nr. 1 DSG-EKD), einer rechtlichen Verpflichtung (§ 6 Nr. 6 DSG-EKD) oder zur Erfüllung einer Aufgabe der verantwortlichen Stelle (§ 6 Nr. 3 DSG-EKD) Wir unterliegen diversen Rechtsvorschriften, rechtlichen Verpflichtungen sowie gesetzlichen Anforderungen und verarbeiten Daten unter anderem zu folgenden Zwecken: Identitäts- und Altersprüfung, die Erfüllung aufsichtsrechtlicher und steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten der kirchlichen Aufsicht und der gesetzlichen Vorschriften sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken. Des Weiteren verarbeiten wir Daten, die zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich sind, einschließlich der Ausübung kirchlicher Aufsicht.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere nach der kirchlichen Haushaltsordnung, § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) ist die verantwortliche Stelle verpflichtet, über mehrere Jahre geschäftliche Unterlagen und Daten aufzubewahren und zu speichern. Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe auf die Kommunikationssysteme protokolliert, gespeichert und bei Bedarf ausgewertet. Bei einer Offenlegung aus Gründen des Datenschutzes, der Informationsfreiheit oder anderer Gesetze, Gerichtsverfahren oder Ermittlungen durch Aufsichtsbehörden, müssen Betroffene davon ausgehen, dass E-Mails, SMS, Sprachnachrichten oder andere elektronische Kommunikation von Dritten abgerufen, gelesen, angehört oder offengelegt werden können, wenn sie für die untersuchten Fragen relevant sind.

e) Für die Wahrnehmung einer sonstigen Aufgabe im kirchlichen Interesse (§ 6 Nr. 4 DSG-EKD) oder zur Wahrung der berechtigten Interessen eines Dritten (§ 6 Nr. Nr. 8 DSG-EKD) Für die Wahrnehmung einer sonstigen Aufgabe, die im kirchlichen Interesse liegt oder zur Wahrung der berechtigten Interessen eines Dritten kann die weitere Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten zu folgenden Zwecken erforderlich sein:

• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und zu direkter Ansprache; inkl. Segmentierungen und Berechnung von Abschlusswahrscheinlichkeiten
• Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Abwehr von Haftungsansprüchen
• Abgleich mit den sog. EU-Terrorlisten gem. der europäischen Antiterrorverordnung 2580/2001 und 881/2002 zur Sicherstellung, dass keine Gelder oder sonstige wirtschaftliche Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden
• Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
• Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts, zur Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten
• Maßnahmen zur Gebäude- und Bürosicherheit
• Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
• Maßnahmen zur Steuerung und Weiterentwicklung von Angeboten, Dienstleistungen und Produkten
• Risikosteuerung
• Eigene statistischen Zwecke mit anonymisierten Daten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs: Die bei der Nutzung der IT-Systeme, E-Mail-, Internet-, und Telefoniedienste anfallenden personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht zu einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle verwendet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der E-Mail-/Internet-Dienste ist das berechtigte Interesse der verantwortlichen Stelle. Die erfassten Protokoll- und Verbindungsdaten werden ausschließlich zum Zweck der Abrechnung der Internet-Nutzung, der Gewährleistung der Systemsicherheit, der Abwehr und/oder Analyse von Cyberkriminalität, der Steuerung der Lastverteilung im Netz und Optimierung des Netzes, der Analyse und Korrektur von technischen Fehlern und Störungen, Missbrauchskontrolle und bei Verdacht auf Straftaten verwendet. Die Verarbeitung der gespeicherten personenbezogenen Daten wird mit Ausnahme der von der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung erfassten Daten nach ca. 6 Monaten eingeschränkt. Die Daten sind nur noch Bestandteil der Langzeitarchivierung.

f) Zum Schutz lebenswichtiger Interessen (§ 6 Nr. 7 DSG-EKD) Wir verarbeiten Daten, sofern dies erforderlich Wir verarbeiten Daten, sofern dies erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen betroffener Personen oder anderer natürlicher Personen zu schützen.

5. Empfänger der Daten

Innerhalb der verantwortlichen Stelle erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der verantwortlichen Stelle ist zunächst zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Informationen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Informationen dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Vorgaben des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD) garantieren. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Kirchliche und öffentliche Stellen, Institutionen und die kirchliche Aufsicht bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
• Auftragsverarbeiter, an die wir für die Durchführung der unter 4. genannten Zwecke personenbezogene Daten übermitteln. Auftragsverarbeiter können für folgende Tätigkeiten eingesetzt werden: Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Telefondienste, Compliance-Services, Controlling, Datenvernichtung, Einkauf/Beschaffung, Flächenmanagement, Beitreibung, Kundenverwaltung, Lettershops, Marketing, Medientechnik, Meldewesen, Research, Risikocontrolling, Spesenabrechnung, Telefonie, Videolegitimation, Webseitenmanagement, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Zahlungsverkehr.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

6. Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU)oder an internationale Organisationen

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) oder an internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. aufsichts- oder steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt oder ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung der kirchlichen Haushaltsordnung, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren.
• Einhaltung der Richtlinie über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen, Werke und Stiftungen (Aufbewahrungs- und Kassationsrichtlinie)
• Erhaltung von Beweismitteln zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

8. Datenschutzrechte der betroffenen Person

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns gegenüber vor der Geltung des EKD-Datenschutzgesetzes, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für die Durchführung der unter 4. genannten Zwecke müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung von Angeboten, Bereitstellung von Produkten und Erbringung von Dienstleistungen und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages, die Durchführung von Angeboten, die Bereitstellung von Produkten und die Erbringung von Dienstleistungen ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

10. Automatisierte Entscheidung (einschließl. Profiling)

Zur Begründung und Durchführung der unter 4. genannten Zwecke nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling). Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

11. Profiling

Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise ein, um Sie mit Hilfe von Auswertungsinstrumenten zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung.