Datenschutzinformation gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)
Diese Datenschutzinformation ist gültig für Betroffene, unabhängig einer Zugehörigkeit zur Evangelischen Kirche in Deutschland.
Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte. Welche Daten zu Ihrer Person im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach Art und Umfang der Verarbeitung der verantwortlichen Stelle und wird auf Ihren Antrag gerne individuell beauskunftet.
Geltendes Datenschutzrecht
Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.
Verantwortliche Stelle
Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzinformation verwiesen hat.
Datenschutzbeauftragter
Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz und die IT-Sicherheit
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com
Datenquellen
Wir erhalten als öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft auf Grundlage von § 42 Bundesmeldegesetz von den kommunalen Meldebehörden Personenstammdaten unserer Gemeindeglieder zur Erfüllung unserer kirchlichen Aufgaben. Zusätzlich zu diesen Stammdaten der Gemeindemitglieder erhalten wir dabei auch Daten der nahen Familienangehörigen unserer Gemeindemitglieder, unabhängig einer Zugehörigkeit zur Evangelischen Kirche in Deutschland. Art und Umfang einer rechtmäßigen Verarbeitung dieser Meldewesendaten werden in den landeskirchlichen Ordnungen bestimmt, welche unsere kirchlichen Aufgaben begründen. In Bezug auf das Fundraising wird eine kirchliche Aufgabe angenommen.
In allen weiteren Fällen erheben wir für die Spendenbewerbung personenbezogene Daten ausschließlich unmittelbar bei der betroffenen Person.
Regelmäßig verarbeiten wir für die Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen sowie zur Erfüllung von Nachweispflichten Ihren Namen und Ihre Adresse, Ihre Kontaktreferenzen, Ihre Bankverbindungsdaten sowie das Zahlungsverfahren, das Datum der Zuwendung, den Betrag der Zuwendung sowie den steuerbegünstigten Zweck. Erteilen Sie uns ein SEPA-Mandat verarbeiten wir zudem eine zuordenbare Referenznummer, um mittels Lastschrift einmalige oder regelmäßige Zahlungen einzuziehen. Optionale Angaben wie Ihre Telefonnummer oder Ihre E-Mail-Adresse dienen der vereinfachten Erreichbarkeit bei Klärung möglicher Fragen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten im Rahmen des Fundraisings personenbezogene Daten zu Zwecken der Zuwendungsakquise, der Mitgliederkommunikation, der Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen und der Spendenverwaltung im Einklang mit den Bestimmungen des DSG-EKD:
- Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD): Soweit Sie uns eine ausdrückliche, informierte, freiwillige und widerrufbare Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Einwilligungspflichtige Verarbeitung
enim Rahmen des Fundraisings kann die Verarbeitung von Kontaktdaten der Betroffenen sein, die keine Gemeindemitglieder sind. Zudem sind die namentliche Offenlegung oder die Übermittlung von Zuwendungsgebern, beispielsweise zum Zweck der öffentlichen Danksagung, der Ehrung oder des Netzwerkens, einwilligungspflichtig. Optionale Angaben sind freiwillig und können jederzeit ohne Angaben von Gründen verweigert und widerrufen werden.
- Auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD): Monetäre und sachliche Zuwendungen sind auf Grundlage von Sponsoringverträgen zulässig.
- Auf Grundlage einer kirchlichen Aufgabe (§ 6 Nr. 3 DSG-EKD): Die Spendenakquise und Mitgliederkommunikation ist auf Grundlage einer kirchlichen Aufgabe zulässig, sofern es sich um Gemeindemitglieder handelt. Eine in nahezu jeder Kirchengemeinde übliche Form des Engagements ist die Spende des Freiwilligen Gemeindebeitrags. Sie können Spendenwerbungen widersprechen.
- Auf Grundlage unmittelbarer und mittelbarer rechtlicher Pflichten (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD): Eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Fundraisings erfolgt auch, um uns betreffende gesetzliche und rechtliche Pflichten zu erfüllen. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) sind wir zudem verpflichtet, Verwaltungsschriftgut aufzubewahren und zu speichern. Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe im IT-Verbund protokolliert, gespeichert und anlassbezogen ausgewertet. Die Verarbeitung personenbezogenen Daten kann zudem zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein.
- Auf Grundlage überwiegender kirchlicher Interessen (§ 6 Nr. 4 und 8 DSG-EKD): Zur Wahrung überwiegender kirchlicher Interessen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zuge einer Interessensabwägung erforderlich sein, bspw. die Veröffentlichung oder Übermittlung von freigebenden Projektreferenzen und Fotos zum Zweck der barrierefreien Öffentlichkeitsarbeit, Maßnahmen zur Kooperations-, Termin- oder Kontaktverwaltung oder etwa die Aggregierung von Daten für statistische Zwecke und der Erstellung von Kennzahlen.
Empfänger der Daten
Intern erhalten diejenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Spendenverwaltung und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der verantwortlichen Stelle ist zunächst zu beachten, dass wir Informationen nur weitergeben, wenn gesetzliche oder rechtliche Bestimmungen dies gebieten und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Vorgaben des DSG-EKD garantieren.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein: Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung; Banken und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie kirchliche Verwaltungsstellen, mithin Dienststellen der Evangelischen Landeskirche in Württemberg.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
Datenübermittlungen an Drittländer
Eine personenbezogene Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies für die Erfüllung unserer Aufgaben im Rahmen des Fundraisings erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine spezifische Einwilligung erteilt haben.
Setzen wir Auftragsverarbeiter mit statuiertem Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Speicherdauer
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer rechtlichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die personenbezogene Daten für die Erfüllung rechtlicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt oder ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
- Erfüllung der kirchlichen Haushaltsordnung, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren.
- Einhaltung der landeskirchlichen Verwaltungsvorschrift Schriftgutverwaltung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von Unterlagen und den dort vorgegebenen Fristen von zwei bis dreißig Jahren bzw. einer dauerhaften Aufbewahrungspflicht.
- Erhaltung von Beweismitteln zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
- Bei Erteilung eines SEPA-Mandats erfolgt die Löschung drei Jahre nach Gültigkeitsende, welche das Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten SEPA-Lastschriften einschließt.
Schriftgut, welches einen bleibenden Wert für die Evangelische Landeskirche in Württemberg besitzt, aber nicht mehr für die laufende Verwaltung benötigt wird, ist gemäß der Archivordnung für die Evangelische Landeskirche in Württemberg nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch nach 30 Jahren, dem Landeskirchlichen Archiv in Stuttgart anzubieten. Die Bestimmung der Archivwürdigkeit und die Übernahme des Schriftguts durch das Landeskirchliche Archiv in Stuttgart kommt einer Löschung der verantwortlichen Stelle gleich. Wird keine Archivwürdigkeit bestimmt, wird personenbezogenes Schriftgut mit Zweckentfall und nach Ablauf der obengenannten gesetzlichen oder rechtlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht/kassiert.
Datenschutzrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie dasRecht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:
Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Monetäre Zuwendungen können in rechtlichen Schranken anonym erfolgen. Im Rahmen des Fundraisings müssen Sie jedoch regelmäßig diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Spendenabwicklung erforderlich sind (vgl. ‘Zwecke und Rechtsgrundlagen’ mit Ausnahme des Zweckbereichs ‘Einwilligung’). Ohne diese Daten ist die Abwicklung von monetären oder sachlichen Zuwendung nicht möglich.
Automatisierte Entscheidung (einschl. Profiling)
Im Rahmen des Fundraisings findet grundsätzlich keine ausschließliche automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie hierüber rechtzeitig gesondert informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründen, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.
Stand: 2024