Datenschutzerklärung gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)
Diese Datenschutzinformation ist gültig für ehrenamtliche Mitarbeiter in der Evangelischen Landeskirche in Württemberg, in deren Dienststellen (Dekanatämter, Dienstleistungs- und Verwaltungszentren, Pfarrämter) sowie in den besonderen Arbeitszweigen, Einrichtungen und Werken in Trägerschaft der kirchlichen Körperschaften.
Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte. Welche Daten zu Ihrer Person im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach Art und Umfang der Verarbeitung der verantwortlichen Stelle und wird auf Ihren Antrag gerne individuell beauskunftet.
Geltendes Datenschutzrecht
Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.
Verantwortliche Stelle
Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzinformation verwiesen hat.
Datenschutzbeauftragter
Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz und die IT-Sicherheit
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com
Datenquellen
Wir verarbeiten im Rahmen der Verwaltung der ehrenamtlich Mitarbeitenden überwiegend personenbezogene Daten, die wir im Zuge Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit unmittelbar bei Ihnen erheben und die für die Zwecke der Verwaltung und Organisation der ehrenamtlich Mitarbeitenden erforderlich sind.
Zum Zweck der Mitarbeiterverwaltung verarbeiten wir regelmäßig folgende Daten:
- Bewerbungsreferenzen
- Personenstamm-, Adress- und Kontaktdaten;
- Übernahme von Ehrenämtern; Jubiläen und Ehrungen;
- Personenfotografien (z. B. für die Öffentlichkeitsarbeit);
- Nachweise über Vor-, Aus- und Fortbildung und andere Befähigungsnachweise;
- Fürsorge- und Aufsichtsreferenzen bspw. erweiterte Führungszeugnisse, Gesundheitszeugnisse etc. soweit dies für die ehrenamtliche Tätigkeit beispielsweise für die Arbeit mit Kindern und Jugendlichen erforderlich ist;
- Technische Log-Daten; Zuteilung dienstlicher Endgeräte;
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten im Rahmen der Verwaltung der ehrenamtlich Mitarbeitenden personenbezogene Daten zu Zwecken der Begründung, der Durchführung und der Organisation der ehrenamtlich Mitarbeitenden sowie zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch für Zwecke des Einsatzes, im Einklang mit den Bestimmungen des DSG-EKD:
- Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD, § 10 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD und § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD): Soweit Sie uns eine ausdrückliche, informierte, freiwillige und widerrufbare Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Einwilligungspflichtige Verarbeitungen im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit sind regelmäßig die Veröffentlichung und Übermittlung von Fotos-, Ton- und Videoaufnahmen; die Nutzung privater Kontaktangaben für dienstliche Zwecke oder etwa organisatorische Datenverarbeitungen im Zuge optionaler Angebote im dienstlichen Kontext bspw. die Nutzung optionaler Messenger und Anwendungsprogramme. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung, soweit nicht ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand des § 13 Abs. 2 DSG-EKD einschlägig ist.
- Auf Grundlage unmittelbarer und mittelbarer rechtlicher Pflichten (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD): Eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit erfolgt auch, um uns betreffende gesetzliche und rechtliche Pflichten zu erfüllen: Dazu gehört auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtungen aus dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erforderlich ist (bspw. die Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber Unfall- und Krankenkassen.). So kann auch die regelmäßige Einsicht in das erweiterte Führungszeugnis aufgrund einer gesetzlichen Vorgabe erforderlich sein. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) sind wir zudem verpflichtet, Verwaltungsschriftgut aufzubewahren und zu speichern. Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe im IT-Verbund protokolliert, gespeichert und anlassbezogen ausgewertet. Die Verarbeitung personenbezogenen Daten kann zudem zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein.
- Auf Grundlage überwiegender kirchlicher Interessen (§ 6 Nr. 4 und 8 DSG-EKD): Zur Wahrung überwiegender kirchlicher Interessen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zuge einer Interessensabwägung erforderlich sein, bspw. Maßnahmen zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen; Maßnahmen zur Gebäude- und Bürosicherheit oder etwa die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs; Maßnahmen zur Kooperations-, Termin- oder Kontaktverwaltung; Maßnahmen zur Durchsetzung institutioneller Konzepte (bspw. Hygienekonzepte) oder etwa die Aggregierung oder Anonymisierung von Daten zu eigenen statistischen Zwecken bzw. Kennzahlen.
Empfänger der Daten
Intern erhalten diejenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Organisation der ehrenamtlichen Tätigkeit und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der verantwortlichen Stelle ist zunächst zu beachten, dass wir Informationen nur weitergeben, wenn gesetzliche oder rechtliche Bestimmungen dies gebieten, Sie ausdrücklich eingewilligt haben und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Vorgaben des DSG-EKD garantieren und dies für die Durchführung der ehrenamtlichen Tätigkeit erforderlich ist.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein: Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung; Banken oder Kreditinstitute zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs; und Auftragsverarbeiter, an die wir zur Organisation der ehrenamtlichen Tätigkeit personenbezogene Daten übermitteln, insbesondere die Verwaltungsstellen, mithin Dienststellen der Evangelischen Landeskirche in Württemberg.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
Datenübermittlungen an Drittländer
Eine personenbezogene Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet im Rahmen der Aufgaben unserer Kirchengemeinde grundsätzlich nicht statt.
Ausnahmen bestehen regelmäßig zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit, mithin bei Veröffentlichungen im Internet, die eine weltweite Offenlegung von personenbezogenen Daten begründen. Eine Veröffentlichung im Internet findet jedoch nur statt, soweit dies für die Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
Setzen wir Auftragsverarbeiter mit statuiertem Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Speicherdauer
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Begründung, die Durchführung und die Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit erforderlich ist. Mit einem Zweckentfall werden diese Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine zeitlich unbegrenzte Verarbeitung eingewilligt oder die befristete Aufbewahrung ist auf Grundlage einer gesetzlichen oder rechtlichen Nachweispflicht erforderlich.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit ergeben sich insbesondere wie folgt:
- Fürsorge- und Aufsichtsnachweise (bspw. Erste-Hilfe- und Unfallmeldungsreferenzen; Referenzen zur Einsicht in das erweiterte Führungszeugnis; etc.): Regelmäßig mit Beendigung des Ereigniskalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von max. fünf Jahren.
- Schriftgut zu außerordentlichen Ereignissen, die Schadensersatzansprüche begründen: Regelmäßig mit Beendigung des Ereigniskalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
- Schriftgut zu Schadensereignissen, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder der Freiheit beruhen: Regelmäßig mit Beendigung des Ereigniskalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.
- Technische Logdaten: Beendigung der Session zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten.
Schriftgut zur ehrenamtlichen Tätigkeit (analog und elektronisch) mit einem bleibenden Wert ist gemäß der Archivordnung für die Evangelische Landeskirche in Württemberg nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch nach 30 Jahren, dem Landeskirchlichen Archiv in Stuttgart anzubieten. Die Bestimmung der Archivwürdigkeit und die Übernahme des Schriftguts durch das Landeskirchliche Archiv kommt einer Löschung durch die verantwortlichen Stelle gleich. Wird keine Archivwürdigkeit bestimmt, werden personenbezogene Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses mit Zweckentfall und nach Ablauf der obengenannten gesetzlichen oder rechtlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht/kassiert.
Eine regelmäßig vollständige Löschung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Durchführung und Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit kann zusammenfassend 30 Jahre nach Beendigung der Tätigkeit angenommen werden.
Datenschutzrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie dasRecht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:
Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Tätigkeit erforderlich sind (vgl. ‘Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung’). Ohne diese Daten ist eine ehrenamtliche Tätigkeit nicht möglich.
Automatisierte Entscheidung (einschl. Profiling)
Es findet grundsätzlich keine ausschließliche automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie hierüber rechtzeitig gesondert informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.
Stand: Dezember 2024