Datenschutzinformation gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)
Diese Datenschutzinformation ist gültig für Bewerber der Evangelischen Landeskirche in Württemberg und der nachgeordneten Dienststellen (Dekanatämter, Dienstleistungs- und Verwaltungszentren, Pfarrämter) sowie der besonderen Arbeitszweige, Einrichtungen und Werke in Trägerschaft der kirchlichen Körperschaften.
Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte. Welche Daten zu Ihrer Person im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach Art und Umfang der Verarbeitung der verantwortlichen Stelle und wird auf Ihren Antrag gerne individuell beauskunftet.
Geltendes Datenschutzrecht
Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.
Verantwortliche Stelle
Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzerklärung verwiesen hat.
Datenschutzbeauftragter
Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz und die IT-Sicherheit
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com
Daten und Datenquellen
Wir verarbeiten im Rahmen der Bewerbungsverwaltung überwiegend personenbezogene Daten, die wir nach Maßstab der Tätigkeitsausschreibung und im Zuge des Bewerbungsverfahrens unmittelbar bei Ihnen erheben. Wir können allerdings auch personenbezogene Daten von dritten Stellen erhalten, bspw. bei einer Vermittlung oder durch Referenzen, die Sie uns über ein öffentliches (Social-Media-)Profil zugänglich machen.
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir Personenstamm-, Adress- und Kommunikationsreferenzen sowie Referenzen zur tätigkeitsbezogenen Qualifikation und Motivation.
Bei einer freiwilligen Übermittlung wird auch Ihr Foto den Bewerbungsunterlagen zugerechnet.
Sofern tätigkeitsbezogen von Erfordernis oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens durch Sie freiwillig mitgeteilt, findet auch die Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten (bspw. Erkrankungen, Grad einer Einschränkung) statt.
Ferner kann Ihre Bewerbung durch uns inhaltlich erweitert werden, bspw. mit Bewertungen, Anmerkungen und Notizen aus dem laufenden Bewerbungsverfahren.
Schließlich werden bei jedweder Nutzung unseres IT-Verbunds technische Log-Daten verarbeitet.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten im Rahmen der Bewerbungsverwaltung personenbezogenen Daten zum Zweck der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses im Einklang mit den Bestimmungen des DSG-EKD:
- Auf Grundlage einer Begründung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. § 49 DSG-EKD): Grundlegend verarbeiten wir Bewerbungsreferenzen, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, werden wir Ihre Bewerbungsreferenzen in Ihre Personalakte übernehmen.
- Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD, § 10 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD und § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD): Soweit Sie uns eine ausdrückliche, informierte, freiwillige und widerrufbare Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Einwilligungspflichtige Verarbeitungen im Rahmen der Bewerbungsverwaltung sind regemäßig die Übermittlung von Bewerbungsunterlagen an dritte Stellen oder gegebenenfalls die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten). Sollten wir Ihnen keine Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für uns oder uns partnerschaftlich verbundenen Stellen interessant sein könnte, werden wir Ihre Bewerbungsreferenzen mit Ihrer Einwilligung in unserer Bewerberdatenbank vorhalten. Gegebenenfalls bieten wir für Bewerbungsgespräche die Möglichkeit von Videokonferenzen an. Die Teilnahme ist grundsätzlich optional, sofern auch eine Vorstellung vor Ort möglich ist.
- Auf Grundlage unmittelbarer und mittelbarer rechtlicher Pflichten (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD): Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auch, um unsere rechtlichen Pflichten zu erfüllen. Dazu kann auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit erforderlich sein. Zudem kann die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses aufgrund einer gesetzlichen Vorgabe erforderlich werden. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben sind wir verpflichtet, über mehrere Jahre geschäftliche Unterlagen und buchhalterische Daten zu speichern. Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe im IT-Verbund protokolliert.
- Auf Grundlage überwiegender kirchlicher Interessen (§ 6 Nr. 4 und 8 DSG-EKD): Zur Wahrung überwiegender kirchlicher Interessen kann eine Verarbeitung Ihrer Bewerbungsreferenzen im Zuge einer Interessensabwägung erforderlich sein, bspw. bei Maßnahmen zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen, zur Gebäude- und Bürosicherheit, zur Durchsetzung institutioneller Konzepte (bspw. Hygienekonzepte), zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs oder etwa die Anonymisierung von Daten für eigene statistischen Zwecke.
Empfänger der Daten
Intern erhalten ausschließlich derjenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können nach Maßstab des § 30 DSG-EKD Ihre Bewerberdaten erhalten. Diese werden als Empfänger unserer datenschutzrechtlichen Verantwortung zugerechnet.
Eine Datenübermittlung an Dritte findet grundsätzlich nicht statt. Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für intern weitere oder extern dritte Stellen interessant sein könnte, werden wir Ihre Bewerbung gerne mit Information an Sie und mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung an die entsprechenden Ansprechpartner übermitteln.
Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union
Eine personenbezogene Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies für die Begründung des Beschäftigungsverhälntisses erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine spezifische Einwilligung erteilt haben.
Setzen wir Auftragsverarbeiter mit statuiertem Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, löschen wir Ihre Bewerbung und die entstanden Bewerbungsreferenzen zu Ihrer Person sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen (bspw. bei einer anhaltenden Prüfung eines Erweiterten Führungszeugnisses, sofern erforderlich) oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche (bspw. bei der Anfechtung einer Bewerbung) erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben (bspw. Aufnahme in unsere Bewerberdatenbank).
Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung auch weiterhin interessant sein könnte, werden wir mit Information an Sie und Ihrer ausdrücklichen Einwilligung Ihre Bewerbung max. 24 Monate lang in unserer Bewerberdatenbank vorhalten.
Datenschutzrechte der betroffenen Person
Sie haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:
Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen der Bewerbungsverwaltung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (vgl. ‘Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung’ mit Ausnahme des Zweckbereichs ‘Einwilligung’). Ohne diese Daten ist uns keine chancengleiche Entscheidung über eine Anstellung möglich.
Automatisierte Entscheidung (einschl. Profiling)
Im Rahmen der Bewerbungsverwaltung findet grundsätzlich keine ausschließliche automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie hierüber rechtzeitig gesondert informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.
Stand: 2024