Mitarbeiterverwaltung (Hauptamtliche & Beschäftigte)

Datenschutzerklärung gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)

Diese Datenschutzinformation ist gültig für hauptamtliche Mitarbeiter und Beschäftigte (einschl. Praktikanten, Bufdis und FSJlern etc.) des Oberkirchenrats der Evangelischen Landeskirche in Württemberg und der nachgeordneten Dienststellen (Dekanatämter, Dienstleistungs- und Verwaltungszentren, Pfarrämter) sowie der besonderen Arbeitszweige, Einrichtungen und Werke in Trägerschaft der kirchlichen Körperschaften.

Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte. Welche Daten zu Ihrer Person im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach Art und Umfang der Verarbeitung der verantwortlichen Stelle und wird auf Ihren Antrag gerne individuell beauskunftet.

Geltendes Datenschutzrecht

Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.

Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzerklärung verwiesen hat.

Datenschutzbeauftragter

Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz und die IT-Sicherheit
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com

Daten und Datenquellen

Wir verarbeiten im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung (Hauptamtliche & Beschäftigte) überwiegend personenbezogene Daten, die wir im Zuge des Beschäftigungsverhältnisses unmittelbar bei Ihnen erheben und die für die Zwecke der Personalverwaltung, demanch die Personalentwicklung, -kontrolle, -freisetzung, -einsatz, -führung-, kostenverwaltung, erforderlich sind.

Wir können allerdings auch Daten von dritten Stellen erhalten, insbesondere im Rahmen einer behördlichen Amtshilfe zum Zweck der ordungsgemäßen Personalktenführung und Buchführung.

Zum Zweck der Mitarbeiterverwaltung verarbeiten wir regelmäßig folgende Daten:

  • Bewerbungsreferenzen
  • Personalführungsreferenzen und Nachträge (bspw. Personenstamm-, Adress- und Kontaktdaten; Anstellungsvereianbrungen und Nachträge einschließlich Vereinbarungen im Rahmen regelmäßig wiederkehrender Gespräche zur Personalentwicklung; Übernahme von Ehrenämtern; Dienstjubiläen und Ehrungen; Personenfotografien (z. B. Öffentlichkeitsarbeit); Nachweise über Teilbeschäftigung, Urlaub, Fehlzeiten, Abwesenheit aufgrund Arbeitsunfähigkeit etc.)
  • Personalentwicklungsreferenzen (bspw. Beurteilungen und Dienstzeugnisse, soweit diese vom Dienstherrn veranlasst sind; Nachweise über Vor-, Aus- und Fortbildung und anderer Befähigungsnachweise; Übernahme von Ehrenämtern und Verantwortungsbereiche etc.)
  • Personalfreisetzungsreferenzen (bspw. Nachweise über die Versetzung in den Wartestand, Eintritt oder Versetzung in den Ruhestand; Übernahme, Entlassung und Ausscheiden aus dem Dienst etc.)
  • Personaleinsatzreferenzen (bspw. Gesundheitszeugnisse und ärztliche Gutachten zur gesundheitlichen Eignung, Nachweis über Schwerbehinderteneigenschaft; Vorgänge über Ordination, Amtseinführung, Gelöbnis und Verpflichtung; Fürsorge- und Aufsichtsreferenzen bspw. zum erweiterten Führungszeugnisse Gesundheitszeugnisse etc.)
  • Personalkostenreferenzen (bspw. Nachweise über berufliche Tätigkeiten sowie Vorgänge über Besoldung einschließlich Abtretungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüssen und Darlehen; Vorgänge über Beihilfen nach den Beihilfevorschriften und über Unterstützungen in Notfällen; Nachweise über Teilbeschäftigung, Urlaub, Fehlzeiten, Abwesenheit aufgrund Arbeitsunfähigkeit; Vorgänge über Ehescheidung und deren Rechtsfolgen (z. B. Versorgungsausgleich);
  • Personalkontrollreferenzen (Bspw. Personenstandsurkunde; Technische Log-Daten; Zuteilung dienstlicher Endgeräte und Kontaktdaten; zuordenbare Referenzen zu Dienstordnungen und Dienstanweisungen;
  • Personalführungsreferenzen (bspw. Vorgänge über mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen; Vorgänge über Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis, Disziplinarvorgänge, Erhebungen hinsichtlich gedeihlichen Wirkens; Unterlagen über Verfahren vor staatlichen Gerichten und Behörden, soweit der Aufbewahrung nicht rechtliche Hindernisse entgegenstehen; Unterlagen über Maßnahmen der Dienstaufsicht etc.)
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung (Hauptamtliche & Beschäftigte) personenbezogenen Daten zu Zwecken der Begründung, der Durchführung, der Beendigung oder der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch für Zwecke der Personalplanung und des Personaleinsatzes, im Einklang mit den Bestimmungen des DSG-EKD:

  • Auf Grundlage der Begründung, der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 49 DSG-EKD): Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, soweit dies für die Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere die Personalverwaltung, -entwicklung, -kontrolle, -freisetzung, -einsatz, -führung und -kostenverwaltung, oder zur Ausübung oder Erfüllung einer Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
  • Auf Grundlage (vor-)vertraglicher Maßnahmen (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD): Die allgemeine Vertragsabwicklung im Rahmen des Beschäftigungsverhätnisses erfolgt auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen. Dazu gehört die Erstellung des Dienst- oder Arbeitsvertrags einschließlich möglicher Nachträge und Zusatzvereinabrung (bspw. Vereinbarungen zur Home-Office-Tätigkeit oder im Rahmen regelmäßig wiederkehrender Gespräche zur Personalentwicklung).
  • Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD, § 10 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD und § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD): Soweit Sie uns eine ausdrückliche, informierte, freiwillige und widerrufbare Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Einwilligungspflichtige Verarbeitungen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses sind regelmäßig die Veröffentlichung und Übermittlung von Fotos-, Ton- und Videoaufnahmen; die Nutzung privater Kontaktangaben für dienstliche Zwecke oder etwa organisatorische Datenverarbeitungen im Zuge optionaler Angebote im dienstlichen Kontext bspw. die Nutzung optionaler Messanger und Anwendungsprogramme. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung, soweit nicht ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand des § 13 Abs. 2 DSG-EKD einschlägig ist.
  • Auf Grundlage unmittelbarer und mittelbarer rechtlicher Pflichten (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD): Eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt auch, um uns betreffende gesetzliche und rechtliche Pflichten als Dienstherr zu erfüllen: Dazu gehört auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtungen aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erforderlich ist (bspw. die Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber Unfall- und Krankenkassen, die Erfassung der Schwerbehinderung zur Gewährung von Zusatzurlaub etc.). So kann auch die regelmäßige Einsicht in das erweiterte Führungszeugnis aufgrund einer gesetzlichen Vorgabe erforderlich sein. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) sind wir zudem verpflichtet, Verwaltungsschriftgut aufzubewahren und zu speichern. Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe im IT-Verbund protokolliert, gespeichert und anlassbezogen ausgewertet. Die Verarbeitung personenbezogenen Daten kann zudem zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein.
  • Auf Grundlage überwiegender kirchlicher Interessen (§ 6 Nr. 4 und 8 DSG-EKD): Zur Wahrung überwiegender kirchlicher Interessen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zuge einer Interessensabwägung erforderlich sein, bspw. die mittelbare Veröffentlichung oder Übermittlung von freigebenden, dienstlichen Referenzen, einschließlich freigegebener Fotos, bei Dienstverhältnissen mit Außenwirkung; Maßnahmen zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen; Maßnahmen zur Gebäude- und Bürosicherheit oder etwa die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs; Maßnahmen zur Kooperations-, Termin- oder Kontaktverwaltung; Maßnahmen zur Durchsetzung institutioneller Konzepte (bspw. Hygienekonzepte) oder etwa die Aggregierung oder Anonymisierung von Daten zu eignen statistischen Zwecken bzw. Kennzahlen.
Empfänger der Daten

Intern erhalten diejenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der verantwortlichen Stelle ist zunächst zu beachten, dass wir Informationen nur weitergeben, wenn gesetzliche oder rechtliche Bestimmungen dies gebieten, Sie ausdrücklich eingewilligt haben und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Vorgaben des DSG-EKD garantieren und dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein: Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung; Banken oder Kreditinstitute zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs; Annahmestellen der Krankenkassen; Stellen, um Ansprüche aus betrieblicher Altersversorgung gewährleisten zu können; Stellen, um vermögenswirksame Leistungen ausbezahlen zu können und Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses personenbezogene Daten übermitteln, insbesondere die Verwaltungsstellen, mithin Dienststellen der Evangelischen Landeskirche in Württemberg.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union

Eine personenbezogene Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies für die Erfüllung unserer Aufgaben im Rahmen des Dienst- und Beschäftigungsverhälntisses erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine spezifische Einwilligung erteilt haben.

Setzen wir Auftragsverarbeiter mit statuiertem Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Begründung, die Durchführung und die Beendigung des Dienst- oder Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Mit einem Zweckentfall werden diese Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine zeitlich unbegrenzte Verarbeitung eingewilligt oder die befristete Aufbewahrung ist auf Grundlage einer gesetzlichen oder rechtlichen Nachweispflicht erforderlich.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ergeben sich insbesondere wie folgt:

  • Personalakte: Beendigung des Dienst- und Beschäftigungsverhältnisses einschl. der Beendigung des Kalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von max. zehn Jahren.
  • Nebenakten der Personalakten, die sensible Fürsorge- und Aufsichtsnachweise beinhalten (bspw. Erste-Hilfe- und Unfallmeldungsreferenzen; Anwesenheits-, Abwesenheits-, Arbeitsunfähigkeits- und Eingliederungsreferenzen; Referenzen zur Einsicht in das erweiterte Führungszeugnis; Referenzen zu Disziplinarverfahren etc.): Regelmäßig mit Beendigung des Ereigniskalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von max. fünf Jahren.
  • Steuer- und sozialversicherungsrechtliches Schriftgut: Regelmäßig mit Beendigung des Ereigniskalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren, gegebenenfalls bis zu 30 Jahren.
  • Schriftgut zu außerordentlichen Ereignissen, die Schadensersatzansprüche begründen: Regelmäßig mit Beendigung des Ereigniskalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
  • Schriftgut zu Schadensereignissen, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder der Freiheit beruhen: Regelmäßig mit Beendigung des Ereigniskalenderjahres zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.
  • Technische Logdaten: Beendigung der Session zzgl. einer Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten.

Schriftgut zum Beschäftigungsverhältnis (analog und elektronisch) mit einem bleibenden Wert sind gemäß der Archivordnung für die Evangelische Landeskirche in Württemberg nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch nach 30 Jahren, dem Landeskirchlichen Archiv in Stuttgart anzubieten. Die Bestimmung der Archivwürdigkeit und die Übernahme des Schriftguts durch das Landeskirchliche Archiv kommt einer Löschung der verantwortlichen Stelle gleich. Wird keine Archivwürdigkeit bestimmt, werden personenbezogene Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses mit Zweckentfall und nach Ablauf der obengenannten gesetzlichen oder rechtlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht/kassiert.

Eine regelmäßig vollständige Löschung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses kann zusammenfassend 30 Jahre nach Beendigung des Dienst- und Beschäftigungsverhältnisses angenommen werden.

Datenschutzrechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie dasRecht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:

Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de

Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de 

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (vgl. ‘Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung’ mit Ausnahme des Zweckbereichs ‘Einwilligung’). Ohne diese Daten ist keine Anstellung möglich.

Automatisierte Entscheidung (einschl. Profiling)

findet grundsätzlich keine ausschließliche automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie hierüber rechtzeitig gesondert informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.

Stand: 2024