Beschäftigte

Datenschutzerklärung für Beschäftigte (m/w/d) gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)

Gültig für Beschäftigte (m/w/d) der verantwortlichen Stelle.

Mit den nachfolgenden Informationen gem § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses und Ihre Rechte aus dem EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach Ihrem Arbeitsvertrag und der Stellenbeschreibung.

Geltendes Datenschutzrecht: Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung

Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzerklärung verwiesen hat.

DatenschutzbDatenschutzbeauftragter der verantwortlichen Stelleeauftragter

Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz und die IT-Sicherheit
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart

Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com

Daten und Datenquellen

a) Quellen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses von Ihnenerhalten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zugänglich gemacht haben, die wir von Personalvermittlern erhalten haben oder die wir aus anderen von Ihnen öffentlich zugänglich gemachten Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften können wir Ihre Daten auch bei anderen Stellen erheben, dazu gehören insbesondere steuerrelevante Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei den Krankenkassen.

b) Kategorien von personenbezogenen Daten

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses können folgende personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden, die mit Ihrer Beschäftigung in Zusammenhang stehen:

Adress- und Kommunikationsdaten (Anrede, Vorname, Name, Adresse, Telefon, E-Mail-Adresse, andere Kontaktdaten); Personenstammdaten (Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Elterneigenschaft, Geschäftsfähigkeit, Gehalt, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Personalnummer, Foto); Abrechnungs-, Leistungs-, und Zahlungsdaten (Bankverbindung, Versicherungen); Beurteilungen, Verhalten, Bewertungen (Arbeitszeugnisse, Führungszeugnis) sowie Angaben zur beruflichen Qualifikation, Schulausbildung, beruflichen Weiterbildung, Führerscheine und Fahrzeugklassen, Aufenthaltsstatus bzw. Arbeitserlaubnis.

Darüber hinaus werden weitere personenbezogene Daten verarbeitet, die Sie uns mitgeteilt haben (Lebenslauf, Zeugnisse, Fragebögen, Interviews, bisherige Tätigkeiten, oder berufsbezogene Informationen) oder die im Rahmen der Beschäftigung anfallen (Zuordnung Adress- und Kommunikations-daten zu Kunden/Projekten/Aufträgen/Rechnungen, Protokolldaten bei der Nutzung von IT-Systemen, Zeiterfassungsdaten, Leistungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Mutterschutz, Elternzeit).

Sofern für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig oder während der Beschäftigung durch Sie freiwillig mitgeteilt, findet auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad der Behinderung) statt. Insbesondere durch persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte, durch Sie oder von der verantwortlichen Stelle initiiert, entstehen weitere personenbezogene Daten. Dazu gehören z. B. Informationen über den Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis, (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs sowie Gesprächsprotokolle.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten die unter Nr. 3. genannten personenbezogenen Daten für den Zweck der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses im Einklang mit den Bestimmungen des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD):

a) Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD i. V. m. § 49 DSG-EKD)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, soweit dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Wir dürfen Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung unter Verwendung der Daten kontaktieren, die Sie uns mitgeteilt haben.

b) Aufgrund Ihrer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD i.V.m. § 49 Abs. 3 DSG-EKD)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Eine Übersicht zum Status der von Ihnen erteilten Einwilligungen können Sie jederzeit bei uns anfordern.

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung für besondere Kategorien personenbezogener Daten (§ 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD i.V.m. § 49 Abs. 3DSG-EKD)

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung nach § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD, soweit nicht gesetzliche Erlaubnistatbestände wie § 13 Abs. 2 Nr. 2 DSG-EKD einschlägig sind (siehe unter d)).

d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (§ 6 Nr. 1 und Nr. 6 DSG-EKD) oder im kirchlichen Interesse (§ 6 Nr. 3 DSG-EKD)

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber bzgl. Steuer- und Sozialversicherungsrecht zu erfüllen.

Auf Grundlage von (§ 13 Abs. 2 Nr. 2 DSG-EKD gehört dazu auch die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten gem. § 4 Nr. 2 DSG-EKD, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber Krankenkassen, Erfassung der Schwerbehinderung zur Gewährung von Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe, A1-Bescheinigung gem. Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern (96/71/EG)).

Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten kann auch zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gem. § 13 Abs. 2 Nr. 8 DSG-EKD erforderlich sein.

Die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses ist erforderlich bei einer von der Beschäftigung umfassten Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung Minderjähriger oder einer Tätigkeit, die in einer vergleichbaren Weise geeignet ist, Kontakt zu Minderjährigen aufzunehmen.

Zur Erfüllung der Vorgaben des Kirchlichen Gesetze zum Schutz vor sexualisierter Gewalt ist zudem die Einholung einer Selbstauskunft- und Selbstverpflichtungserklärung erforderlich.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere nach der kirchlichen Haushaltsordnung, § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) ist die verantwortliche Stelle verpflichtet, über mehrere Jahre geschäftliche Unterlagen und Daten aufzubewahren und zu speichern. Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe auf die Kommunikationssysteme protokolliert, gespeichert und bei Bedarf ausgewertet.

Bei einer Offenlegung auf Grund eines Ersuchens einer öffentlichen Stelle, der Informationsfreiheit oder anderer Gesetze, Gerichtsverfahren oder Ermittlungen durch Aufsichtsbehörden, müssen Beschäftigte davon ausgehen, dass E-Mails, SMS, Sprachnachrichten oder andere elektronische Kommunikation von Dritten abgerufen, gelesen, angehört oder offengelegt werden können, wenn sie für die untersuchten Fragen relevant sind.

e) Im Rahmen der Interessenabwägung (§ 6 Nr. 4 und Nr. 8 DSG-EKD)

Zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle oder Dritten kann die weitere Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten zu folgenden Zwecken erforderlich sein:

• Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis
• Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
• Abgleich mit den sog. EU-Terrorlisten gem. der europäischen Antiterrorverordnung 2580/2001 und 881/2002 zur Sicherstellung, dass keine Gelder oder sonstige wirtschaftliche Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
• Videoüberwachungen zur Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten
• Maßnahmen zur Gebäude- und Bürosicherheit
• Risikosteuerung
• Eigene statistischen Zwecke mit anonymisierten Daten

Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs: Die bei der Nutzung der IT-Systeme, E-Mail-, Internet-, und Telefoniedienste anfallenden personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht zu einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle verwendet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der E-Mail-/Internet-Dienste ist das berechtigte Interesse der verantwortlichen Stelle. Die erfassten Protokoll- und Verbindungsdaten werden ausschließlich zum Zweck der Abrechnung der Internet-Nutzung, der Gewährleistung der Systemsicherheit, der Abwehr und/oder Analyse von Cyberkriminalität, der Steuerung der Lastverteilung im Netz und Optimierung des Netzes, der Analyse und Korrektur von technischen Fehlern und Störungen, Missbrauchskontrolle und bei Verdacht auf Straftaten verwendet. Die Verarbeitung der gespeicherten personenbezogenen Daten wird mit Ausnahme der von der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung erfassten Daten nach ca. 6 Monaten eingeschränkt. Die Daten sind nur noch Bestandteil der Langzeitarchivierung.

f) Im Rahmen von Dienstvereinbarungen (§ 49 Abs. 1 DSG-EKD)

Als Erlaubnis für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können auch Tarifverträge oder Dienstvereinbarungen herangezogen werden.

Empfänger der Daten

Innerhalb der verantwortlichen Stelle erhalten diejenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an weitere kirchliche Stellen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Nr. 4. genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist oder Datenverarbeitungsaufgaben für das Beschäftigungsmanagement zentral von einer kirchlichen Stelle wahrgenommenen werden.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der verantwortlichen Stelle ist zunächst zu beachten, dass wir Informationen nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Vorgaben des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD) garantieren und dies zur Begründung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Kirchliche und öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• Banken zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Annahmestellen der Krankenkassen
• Berufsgenossenschaften
• Stellen, um Ansprüche aus betrieblicher Altersversorgung gewährleisten zu können
• Stellen, um vermögenswirksame Leistungen ausbezahlen zu können
• Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses personenbezogene Daten übermitteln. Im Einzelnen: Anbieter von Beschäftigungsmanagementsystemen, Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Call-Center-Services, Compliance-Services, Datenvernichtung, Research, Risikocontrolling, Videolegitimation, Webseitenmanagement inkl. Hostprovider, Versicherungen.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Datenübermittlung in Drittländer oder an internationale Organisation

Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) oder internationale Organisationen erfolgt in keinem Fall. Sollten Sie im Einzelfall die Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation wünschen, führen wir dies nur nach Ihrer schriftlichen Einwilligung durch.

Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zwischen Ihnen und uns erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt oder ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung der kirchlichen Haushaltsordnung, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren.
• Erfüllung der Kirchlichen Anstellungsordnung (KAO)
• Einhaltung der landeskirchlichen Richtlinie zur Schriftgutverwaltung  
• Erfüllung der Vorgaben des Kirchlichen Gesetze zum Schutz vor sexualisierter Gewalt
• Erhaltung von Beweismitteln zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Datenschutzrechte der betroffenen Person

Als Beschäftigter bei uns haben Sie je nach Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit kontaktieren können:

a) Recht auf Auskunft (§ 19 DSG-EKD)

Sie haben das Recht, bei der verantwortlichen Stelle direkt Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein. Des Weiteren besteht ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde und Sie haben das Recht, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft Ihrer Daten zu erhalten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen erhoben wurden.

b) Recht auf Berichtigung (§ 20 DSG-EKD)

Sie haben das Recht, von der verantwortlichen Stelle unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten (auch mittels einer ergänzenden Erklärung) zu verlangen.

c) Recht auf Löschung (§ 21 DSG-EKD)

Sie haben das Recht, bei der verantwortlichen Stelle direkt zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die Kenntnis der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der verantwortlichen Stelle liegenden Aufgaben nicht mehr erforderlich
• Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor
• Die Speicherung der personenbezogenen Daten ist unzulässig oder sie wurden unrechtmäßig verarbeitet
• Sie haben die Einwilligung bzgl. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen
• Sie verlangen die Löschung personenbezogener Daten, die bei elektronischen Angeboten, die Minderjährigen direkt gemacht worden sind, erhoben wurden
• Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach einer Rechtsvorschrift erforderlich, der die verantwortliche Stelle unterliegt. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach kirchlichem Recht, dem wir unterliegen, erfordert oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 22 DSG-EKD)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen
• wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihrigen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten (von ihrer Speicherung abgesehen) nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen kirchlichen Interesses verarbeitet werden. Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 24 DSG-EKD)

Sie haben das Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Sie haben das Recht, dass diese Daten einer anderen verantwortlichen Stelle ohne Behinderung durch die verantwortliche Stelle, der die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, übermittelt werden.

f) Recht auf Widerspruch (§ 25 DSG-EKD)

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von § 6 Nr. 1, 3, 4 und Nr. 8 DSG-EKD erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Dies gilt auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Profilings. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingendes kirchliches Interesse für die Verarbeitung nachweisen, das Interesse einer dritten Person überwiegt Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

g) Recht auf Widerruf (§ 11 Abs. 3 DSG-EKD)

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns gegenüber vor der Geltung des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD), also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

h) Recht auf Beschwerde (§ 46 DSG-EKD)

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das DSG-EKD verstößt.

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Ohne diese Daten ist keine Beschäftigung möglich.

Automatisierte Entscheidung (einschließl. Profiling)

Es findet keine automatisierte Verarbeitung inkl. Profiling statt, die ihrerseits als Grundlage für Entscheidungen dient, die Rechtswirkung gegenüber natürlichen Personen entfalten oder diese in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen. Das heißt, Entscheidung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses beruhen nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.

Stand: Mai 2024