Datenschutzerklärung gemäß EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD)
Diese Datenschutzinformation ist gültig für Hauptamtliche, Ehrenamtliche und Gemeindeglieder sowie auch Dritte, unabhängig der Zugehörigkeit zur Evangelischen Kirche in Deutschland, soweit eine kirchliche Aufgabe der Kirchengemeinde auch Dritte betrifft.
Mit den nachfolgenden Informationen gem. § 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte.
Welche Daten zu Ihrer Person in Art und Umfang im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach der verantwortlichen Stelle und wird auf Ihren Antrag gerne beauskunftet.
Geltendes Datenschutzrecht
Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.
Verantwortliche Stelle
Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzinformation verwiesen hat.
Datenschutzbeauftragter
Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz und die IT-Sicherheit
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail: DSBISB.ELKW@schwinge.com
Datenquellen
Wir erhalten als öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaft auf Grundlage von § 42 Bundesmeldegesetz von den kommunalen Meldebehörden Personenstammdaten unserer Gemeindeglieder zur Erfüllung unserer kirchlichen Aufgaben. Zusätzlich zu diesen Stammdaten der Gemeindemitglieder erhalten wir dabei auch Daten der nahen Familienangehörigen unserer Gemeindemitglieder, unabhängig einer Zugehörigkeit zur Evangelischen Kirche in Deutschland. Art und Umfang einer rechtmäßigen Verarbeitung dieser Meldewesendaten werden in den landeskirchlichen Ordnungen bestimmt, welche unsere kirchlichen Aufgaben begründen. In Bezug auf die Aufgaben unserer Kirchengemeinde ist eine Verarbeitung der uns übermittelten Meldewesendaten grundsätzlich anzunehmen.
In allen weiteren Fällen erheben wir personenbezogene Daten ausschließlich unmittelbar bei der betroffenen Person.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Personenbezogene Daten in Bezug auf den Schutz von Gebäuden, Liegenschaften, Räumen etc. werden ausschließlich im Einklang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts der Evangelischen Kirche in Deutschland verarbeitet.
- Dienst der Seelsorge
Zu Zwecken der aus dem christlichen Glauben motivierten und im Bewusstsein der Gegenwart Gottes vollzogenen Zuwendung verarbeiten wir personenbezogene Daten von Betroffenen, die Rat, Beistand und Trost in Lebens- und Glaubensfragen der Seelsorger in Anspruch nehmen, unabhängig der Religions- bzw. Konfessionszugehörigkeit.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Seelsorge erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. dem Seelsorgegeheimnisgesetz.
Das Seelsorgegeheimnis steht unter dem unverbrüchlichen Schutz der Kirche. Es zu wahren, ist Pflicht aller Getauften und aller kirchlichen Stellen. Für kirchliche Mitarbeitende gehört es zu den dienstlichen Pflichten. Eine Datenübermittlung an weitere Empfänger, insbesondere Dritte, erfolgt nicht. - Kirchliche Amts- und Kasualhandlungen
Zu Zwecken der Durchführung, der Registratur sowie der Abkündigung kirchlicher Amts- und Kasualhandlungen, der Amtshilfe zwischen den verzeichnisführenden Stellen sowie der Dokumentation und der Nachweisführung der Kirchenmitgliedschaft gegenüber der zuständigen kommunalen Stelle verarbeiten wir personenbezogene Daten unsere Gemeindeglieder sowie ihrer nahen Familienangehörigen.
Datenverarbeitungen im Rahmen der kirchlichen Kasual- und Amtshandlungen erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. der Kirchenregisterverordnung sowie dem Kirchenmitgliedschaftsgesetz.
Anlassbezogene Empfänger sind verzeichnisführende Stellen der Wohnsitzkirchengemeinden bei einer auswärtigen Amts- oder Kasualhandlung sowie Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Kinder- und Jugendarbeit
Zu Zwecken des Verkündungsauftrags und der Förderung der Jugendarbeit, bspw. durch Mädchenkreise, Jungengruppen, Jugendgruppen, koedukative Gruppen sowie Kindergottesdienste, Kinderbibelwochen, Konfirmandengruppen und weitere Angebote, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kindern und Jugendlichen sowie deren Sorgeberechtigten.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Kinder- und Jugendarbeit erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 1 DSG-EKD i.V.m. der Ordnung der evangelischen Jugendarbeit bzw. mit Einwilligung der Sorgeberechtigten im Falle von Minderjährigen gem. § 6 Nr. 2 DSG-EKD. Veröffentlichungen von personenbezogenen Daten erfolgen ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung gemäß § 6 Nr. 2 DSG-EKD. Ihr Widerrufsrecht bleibt unberührt.
In engem Zusammenwirken sind regelmäßige Empfänger der personenbezogenen Daten das Evangelische Jugendwerk in Württemberg, örtlich meist in der Rechtsform eines christlichen Vereins sowie anlassbezogen Vertreter dritter Stellen, zumeist Veranstalter, Veranstaltungsorte und / oder Kommunen und Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung.
Hinweis: Zum Evangelische Jugendwerk in Württemberg (EJW) gehören grundsätzlich alle Gruppen, Kreise, Vereine und Einrichtungen, die im Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg Jugendarbeit betreiben. Das Evangelische Jugendwerk in Württemberg arbeitet dabei selbständig im Auftrag und nimmt für die Evangelische Landeskirche in Württemberg auch deren Aufgaben als Träger der freien Jugendhilfe und der außerschulischen Jugendbildung wahr. Datenschutzrechtlich ist das EJW damit ‚Dritter’. Datenübermittlung erfolgen daher grundsätzlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder Zustimmung. Kirchliche Kinder- und Jugendfreizeiten und -ausflüge sind regelmäßig der datenschutzrechtlichen Verantwortung des EJW zuzurechnen. - Gottesdienst
Zu Zwecken der Gestaltung und Feier des Gottesdienstes und der Verkündung verarbeiten wir anlassbezogen personenbezogene Daten unserer Gemeindeglieder von haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Gottesdienstfeier erfolgen freiwillig auf Grundlage einer Einwilligung gemäß § 6 Nr. 2 DSG-EKD sowie im Rahmen der Abkündigung auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. der Kirchenregisterverordnung.
Empfänger sind Personen der vertretenen Öffentlichkeit im Gottesdienst. - Gottesdienststreaming
Zu Zwecken der barrierefreien und öffentlichkeitswirksamen Gestaltung und Feier des Gottesdienstes und der Verkündung verarbeiten wir anlassbezogen personenbezogene Daten unserer Gemeindemitglieder sowie von haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden.
Datenverarbeitungen im Rahmen des Gottesdienststreamings erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 1 DSG-EKD i.V.m. § 53 DSG-EKD. Ihr Widerspruchsrecht bleibt unberührt.
Empfänger sind Personen einer unbestimmten Öffentlichkeit. - Dienste der Erwachsenenbildung
Zu Zwecken der Kontaktaufnahme, der Gemeindemitgliederkommunikation und der Förderung des Einzelnen im evangelischen Gauben verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Gemeindemitglieder.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Erwachsenenbildung erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 1 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. der Ordnung der kirchlichen Erwachsenenbildung. Ihr Widerspruchsrecht bleibt unberührt.
Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, beispielsweise externe Veranstalter, Referenten und Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Diakonischer Dienst
Zu Zwecken des Dienstes an Gefährdeten, Kranken, Behinderten, Pflege- und Hilfsbedürftigen, des Dienstes an jungen Menschen (Jugendarbeit, Jugendhilfe, Religionsunterricht), der Mitarbeit in der kirchlichen Bildungsarbeit und in missionarischen Diensten, des Dienstes an alten Menschen, der Begleitung und Beratung von einzelnen Menschen und Gruppen in der Gemeinde und Institutionen der Diakonie, der Gewinnung und Anleitung von Mitarbeitern sowie der Erteilung von Religionsunterricht verarbeiten wir (Diakon) personenbezogene Daten der Gemeindemitglieder sowie von Dritten, sofern diese die Dienstaufgaben des Diakons in Anspruch nehmen.
Datenverarbeitungen im Rahmen des diakonischen Dienstes erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 1 DSG-EKD i.V.m. Diakonen- und Diakoninnengesetz. Ihr Widerspruchsrecht bleibt unberührt.
Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Kirchenmusikalischer Dienst
Zu Zwecken der musikalischen Mitgestaltung von Veranstaltungen der Kirchengemeinde der Anregung, Förderung und der Koordinierung aller musikalischen Arbeit verarbeiten wir (Kantor/Organist) regelmäßig personenbezogene Daten der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter.
Datenverarbeitungen im Rahmen des kirchenmusikalischen Dienstes im Kirchenbezirk erfolgen auf Grundlage von §§ 6 Nr. 3, 6 DSG-EKD i.V.m. der Ordnung des kirchenmusikalischen Dienstes.
Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Mesnerdienst
Zu Zwecken der Zusammenarbeit mit allen Personen und Gruppen, die Gottesdienste, kirchenmusikalische und andere Gemeindeveranstaltungen planen und durchführen, sowie der Unterweisung verarbeiten wir (Mesner) personenbezogene Daten unserer Gemeindemitglieder, haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter sowie Dritter, bspw. Lektoren, Gastprediger, Stellvertreter der Kirchenmusiker.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Leitung von Personale Gemeinden erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 1 DSG-EKD i.V.m. der Ordnung des Mesnerdienstes. Ihr Widerspruchsrecht bleibt unberührt.
Anlassbezogene Empfänger sind Vertreter dritter Stellen, mithin Visitatoren im Sinne der kirchlichen Aufsicht und Beratung. - Religionsunterricht
Zu Zwecken der Übernahme von Lehraufträgen in Evangelischer Religionslehre, der Vorbereitung, Mitwirkung und Durchführung von Schulgottesdiensten und der Zusammenarbeit mit den Sorgeberechtigten verarbeiten wir (Vocatio-Bevollmächtigte) personenbezogene Daten schulpflichtiger Kinder- und Jugendlicher.
Datenverarbeitungen im Rahmen des Religionsunterrichts erfolgen auf Grundlage § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 6 DSG-EKD i.V.m. der Vocationsordnung.
Regelmäßiger Empfänger der verarbeiteten personenbezogenen Daten ist das Lehrpersonal der zugeordneten Schule. - Öffentlichkeitsarbeit
Zu Zwecken des Verkündungsauftrags und der Förderung und Unterstützung der kirchlichen Aufgaben verarbeiten wir personenbezogene Daten von Gemeindemitgliedern und Besuchern unserer Angebote und Veranstaltungen sowie Personen, die sich für unsere kirchlichen Aktivitäten interessieren.
Die Öffentlichkeitsarbeit hat zum Ziel, intern und extern über Veranstaltungen und Ereignisse aktuell und ansprechend zu informieren und einzuladen. Ziele und Schwerpunkte der kirchlichen Arbeit und deren Umsetzung sollen der Öffentlichkeit vermittelt werden.
Datenverarbeitungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit erfolgen auf Grundlage §§ 6 Nr. 3, 4 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 2 DSG-EKD, sofern für eine Veröffentlichung eine Einwilligung erforderlich ist. Das Erfordernis einer Einwilligung der betroffenen Person besteht grundsätzlich bei einer Veröffentlichung auf der Internetseite der Kirchengemeinde, in sozialen Medien sowie bei Veröffentlichungen auf kommunaler Ebene.
Regelmäßige Empfänger der verarbeiteten personenbezogenen Daten sind die Gemeindemitglieder bei einer gemeindeinternen Veröffentlichung (z.B. gedruckter Gemeindebrief) sowie die Öffentlichkeit, wenn eine Veröffentlichung kommunal oder auf der Internetseite der Kirchengemeinde oder in sozialen Medien erfolgt. - Vermietung und Verpachtung
Zu Zwecken der Vermietung oder Verpachtung kirchlicher Gebäude, Einrichtungen und Liegenschaften verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Gemeindemitglieder sowie etwaiger Dritter, sofern diese das Angebot in Anspruch nehmen, Datenverarbeitungen im Rahmen der Vermietung und Verpachtung erfolgen auf Grundlage von §§ 6 Nr. 5, 6 DSG-EKD i.V.m. der Haus- und Entgeltordnung.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Vermietung und Verpachtung kirchlicher Einrichtungen entnehmen Sie bitte den Datenschutzinformationen Vermietung und Verpachtung
Datenübermittlungen an Drittländer
Eine personenbezogene Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet im Rahmen der Aufgaben unserer Kirchengemeinde grundsätzlich nicht statt.
Ausnahmen bestehen regelmäßig zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit, mithin bei Veröffentlichungen im Internet, die eine weltweite Offenlegung von personenbezogenen Daten begründen. Eine Veröffentlichung im Internet findet jedoch nur statt, soweit dies für die Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
Setzen wir Auftragsverarbeiter mit statuiertem Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Speicherdauer
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer rechtlichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die personenbezogene Daten für die Erfüllung rechtlicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt oder ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
- Erfüllung der kirchlichen Haushaltsordnung, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis dreißig Jahren,
- Einhaltung der landeskirchlichen Verwaltungsvorschrift Schriftgutverwaltung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von Unterlagen und den dort vorgegebenen Fristen von zwei bis dreißig Jahren bzw. einer dauerhaften Aufbewahrungspflicht. Für bestimmte Unterlagen besteht eine dauerhafte Aufbewahrungspflicht beispielsweise für Unterlagen, die die Gründung und Organisation einer kirchlichen Körperschaft, Unterlagen die Beziehungen zu staatlichen kommunalen und parteipolitischen Stellen, Unterlagen, die die Einrichtung, Besetzung und Bewertung von Stellen, Verzeichnisse der Kircheneintritte, -austritte und -übertritte, usw. betreffen.
- Erhaltung von Beweismitteln zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Schriftgut, welches einen bleibenden Wert für die Evangelische Landeskirche in Württemberg besitzt, aber nicht mehr für die laufende Verwaltung benötigt wird, ist gemäß der Archivordnung für die Evangelische Landeskirche in Württemberg nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch nach 30 Jahren, dem Landeskirchlichen Archiv in Stuttgart anzubieten. Die Bestimmung der Archivwürdigkeit und die Übernahme des Schriftguts durch das Landeskirchliche Archiv in Stuttgart kommt einer Löschung durch die verantwortlichen Stelle gleich. Wird keine Archivwürdigkeit bestimmt, werden personenbezogenes Schriftgut mit Zweckentfall und nach Ablauf der obengenannten gesetzlichen oder rechtlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht/kassiert.
Eine regelmäßig vollständige Löschung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Leitung der Kirchengemeinde kann zusammenfassend 30 Jahre nach Zweckentfall angenommen werden.
Datenschutzrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns gegenüber vor der Novelle des EKD-Datenschutzgesetzes, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu (§ 46 DSG-EKD). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:
Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Herr Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Sie müssen grundsätzlich diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Erfüllung einer kirchlichen Aufgabe unserer Kirchengemeinde erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Ohne diese Daten werden wir unser obengenanntes kirchliches Engagement nicht ausüben können.
Automatisierte Entscheidung (einschl. Profiling)
Es findet grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung – einschließlich Profiling – statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie hierüber vorab informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.
Stand: 2024