Vorlagen

Verpflichtungserklärungen:

Jede für die verantwortliche Stelle (Kirchengemeinde, Kindergarten, Diakoniestation, Verein, etc.) tätige Person muss schriftlich auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Zu den für die verantwortliche Stelle tätigen Personen gehören

• Beschäftigte (Mitarbeitende in Voll- oder Teilzeit, Beamte, Auszubildende, Werkstudierende, Praktikant*innen, etc.)
• Haupt- und ehrenamtliche Mitarbeitende (die Verpflichtung von Pfarrpersonen, Diakon*innen und Religionspädagog*innen wird durch das Dekanat vorgenommen )
• freie Mitarbeitende (Honorarkräfte, Referent*innen etc.)
• externe Beschäftigte (Mitarbeitende im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung, Handwerker*innen, Referent*innen). Alternativ zur Verpflichtung jedes einzelnen externen Beschäftigten kann (vor allem bei wechselnden Personen) eine Bestätigung (mindestens in Textform) des Verleihers eingeholt werden, dass alle bei ihm beschäftigten Personen auf das Datengeheimnis verpflichtet worden sind. Hierzu verwenden Sie bitte die Verpflichtungen auf das Datengeheimnis für Fremdfirmen
• sonstige Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben können (Reinigungskräfte, externe Dienstleister mit Schließberechtigung (Sicherheitsdienst, etc.). Alternativ zur Verpflichtung jeder einzelnen Person kann (vor allem bei wechselnden Personen) eine Bestätigung (mindestens in Textform) des Dienstleisters eingeholt werden, dass alle bei ihm beschäftigten Personen auf das Datengeheimnis verpflichtet worden sind. Hierzu verwenden Sie bitte die Verpflichtungen auf das Datengeheimnis für Fremdfirmen

Bitte prüfen und individualisieren Sie die grün markierten Passagen bedarfsgerecht.
Der tätigen Person ist ein durch die gesetzliche Vertretung der verantwortlichen Stelle gegengezeichnetes Exemplar der Verpflichtung auf das Datengeheimnis als Kopie auszuhändigen. Das Original wird Bestandteil der internen Ablage (Personalakte, Ehrenamtsakte, Vertragswesen, etc.).

Merkblatt Datenschutz:

Mit dem Merkblatt werden der für die verantwortlichen Stelle tätigen Person die Pflichten im Umgang mit personenbezogenen Daten erklärt. Es wird auf die möglichen Konsequenzen bei Verstößen hingewiesen. Ein Exemplar des Merkblatts ist der für die verantwortliche Stelle tätigen Person (Personenkreis siehe unter „Verpflichtung auf das Datengeheimnis“) zusammen mit der Verpflichtung auf das Datengeheimnis auszuhändigen.

Beispiele:

Die Solist*innen, die alle zwei Monate im Gottesdienst singt, ein Instrument spielen, etc. müssen keine Verpflichtung auf das Datengeheimnis unterzeichnen, da sie keine personenbezogenen Daten verarbeiten.

Sofern personenbezogene Adress- und Kontaktdaten sowie zusätzliche Informationen, die im Rahmen einer Anmeldung, Teilnahme oder in Form einer Adressliste bei einer Veranstaltung, einer Gremiensitzung oder einem anderen Anlass erhoben wurden, für einen weiteren Zweck als die Abwicklung der Anmeldung, Teilnahme, etc. verwendet werden und eventuell an Dritte weitergegeben werden sollen, ist die Anmeldeliste/ Teilnahmeliste/ Adressliste mit einem Datenschutzhinweis auf die freiwillige Einwilligung zu versehen.
Sie können die benötigten Daten auf einer Liste für alle einholen oder nur von einer einzelnen Person. Wenn Sie nur die Daten einer Person benötigen, können Sie auch die Vorlage Anmeldeliste/ Teilnahmeliste/ Adressliste einzlen verwenden.
Die eingetragenen personenbezogenen Daten dürfen nur zu dem von Ihnen in der Vorlage einzugebenden Zweck verarbeitet oder weitergegeben werden, sofern die Unterschrift und damit die freiwillige Einwilligung der betroffenen Person oder der Personensorgeberechtigten (bei Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, hat die Unterzeichnung immer durch alle Personensorgeberechtigten zu erfolgen. Etwas anderes gilt nur, wenn die Eltern getrennt leben und das Kind sich mit Einwilligung des einen Elternteils oder auf Grund einer gerichtlichen Entscheidung gewöhnlich bei dem anderen Elternteil aufhält. In diesem Fall genügt die Unterschrift desjenigen Elternteils, bei dem das Kind lebt.)

Die eingetragenen Daten dürfen nicht um Daten angereichert werden, die die betroffene Person nicht eingetragen hat. Auch dürfen keine weiteren betroffenen Personen in der Liste ergänzt werden, die sich nicht selbst eingetragen haben.

Die benötigte Einwilligung kann mit Hilfe der als Vorlage beigefügten Anmeldeliste/ Teilnahmeliste/ Adressliste eingeholt werden. Bitte prüfen und individualisieren Sie die grün markierten Passagen bedarfsgerecht und geben Sie auf jeden Fall den Zweck und die möglichen Empfänger der Daten an.

Auch wenn Sie nur die E-Mail-Adressen oder Telefonnummern von Kirchenmitgliedern oder Nichtmitgliedern nutzen möchten, benötigen Sie die freiwillige Einwilligung z. B. über die beigefügte Vorlage einer Anmeldeliste/ Teilnahmelist/ Adressliste.