Diese Datenschutzinformation ist gültig für Kinder und Jugendliche und deren Erziehungsberechtigte, die an Veranstaltungen, Kinder- und Jugendfreizeiten, Jugendgruppen, Kinderbibelwochen u.a. der örtlichen oder regionalen Evangelischen Jugendwerke teilnehmen unabhängig der Zugehörigkeit zur evangelischen Kirche.
Mit den nachfolgenden Informationen gem. §§ 16 ff. DSG-EKD geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Jugendarbeit und Ihre Rechte aus dem EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD). Das örtliche oder regionale Evangelische Jugendwerk arbeitet selbständig im Auftrag für die kirchlichen Stellen (Kirchengemeinden, Kirchenbezirke usw.) der Evangelischen Landeskirche in Württemberg.
Welche Daten zu Ihrer Person im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach Art und Umfang der Verarbeitung der verantwortlichen Stelle und wird auf Ihren Antrag gerne individuell beauskunftet.
Geltendes Datenschutzrecht
Für die verantwortliche Stelle gilt das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Das DSG-EKD steht unter der Anforderung, im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) zu sein.
Verantwortliche Stelle
Die verantwortliche Stelle ist jeweils die kirchliche Stelle, die Sie auf diese Datenschutzinformation verwiesen hat.
Datenschutzbeauftragter
Der örtlich Beauftragte für den Datenschutz und die IT-Sicherheit
schwinge GmbH
Am Kochenhof 12
70192 Stuttgart
Deutschland
Telefon +49 (0) 711 / 258560-0
E-Mail DSBISB.ELKW@schwinge.com
Datenquellen
Zur Förderung und Durchführung der Jugendarbeit erheben wir personenbezogene Daten direkt bei der betroffenen Person oder den vertretungsberechtigten Personen. Folgende Daten werden verarbeitet: Personendaten (Name, Geschlecht, ggf. Geburtsdatum, Alter,
Konfession/Religion (sofern angegeben), Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse sowie vergleichbare Kommunikationsdaten), Daten zu Angehörigen, gesetzlichen Vertretungen (Namen und Kontaktdaten von Angehörigen sowie von gesetzlich bestimmten Betreuern oder Bevollmächtigten), in Einzelfällen auch Gesundheits- und medizinische Daten (Angaben zu Krankheiten, Allergien, soweit beispielsweise für die Teilnahme an einer Veranstaltung, einer Freizeit erforderlich).
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Zu Zwecken der Förderung der Jugendarbeit, bspw. durch Mädchenkreise, Jungengruppen, Jugendgruppen, koedukative Gruppen sowie Kindergottesdienste, Kinderbibelwochen, Konfirmandengruppen und weitere Angebote, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kindern und Jugendlichen sowie deren Sorgeberechtigten. Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts der Evangelischen Kirche in Deutschland verarbeitet. Diese Daten verarbeiten wir:
- Auf Grundlage unseres kirchlichen Auftrags (§ 6 Nr. 3 DSG-EKD) sowie (§ 6 Nr. 1 DSG-EKD) Datenverarbeitungen im Rahmen der Kinder- und Jugendarbeit erfolgen auf Grundlage von § 6 Nr. 3 DSG-EKD sowie § 6 Nr. 1 DSG-EKD i.V.m. der Ordnung der evangelischen Jugendarbeit.
- Auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD)
Mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung beispielsweise einer Jugendfreizeit müssen wir ggf. Gesundheitsdaten und weitere Daten der Teilnehmenden erfassen, um die Veranstaltung durchführen zu können.
- Auf Grundlage einer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD und § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Einwilligungspflichtige Verarbeitungen sind regelmäßig die Veröffentlichung von Fotos, Videos von Kindern und Jugendlichen.
- Auf Grundlage unmittelbarer und mittelbarer rechtlicher Pflichten (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD)
Eine Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auch, um unsere rechtlichen Pflichten zu erfüllen bspw. in Bezug auf Steuer- und Sozialgesetzbücher.
Dazu zählt auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, soweit dies zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen erforderlich wird, bspw. Erste-Hilfe-Maßnahmen und Unfallmeldungen sowie die Meldepflicht bei bestimmten Krankheiten.
- Auf Grundlage überwiegender kirchlicher Interessen und (§ 6 Nr. 4 DSG-EKD)
Zur Wahrung überwiegender kirchlicher Interessen oder der Interessen Dritter kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zuge einer Interessensabwägung erforderlich sein, bspw. Maßnahmen zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen, zur Gebäude- und Bürosicherheit oder die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.
Empfänger der Daten
Intern erhalten ausschließlich diejenigen Stellen und Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogenen Daten der Kinder und Jugendlichen sowie der Sorgeberechtigten, die diese zur Erfüllung unseres Auftrags benötigen. Der verantwortungsvolle Umgang mit den personenbezogenen Daten, liegt in der originären Verantwortung des Jugendwerks und in der regelmäßigen Zuständigkeit der Geschäftsführung sowie der Mitarbeitenden.
Auch von uns eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter) können zu genannten Zwecken Daten erhalten, wenn diese unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an dritte Empfänger dürfen wir Informationen nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten. Unter dieser Voraussetzung können Empfänger personenbezogener Daten bspw. anlassbezogen sein: die Unfallkasse, etwaige Fördermittelgeber.
Weitere Empfänger personenbezogener Daten können diejenigen Stellen sein, denen Sie ausdrücklich Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben, beispielsweise im Rahmen einer Vermittlung an zuständige seelsorgliche oder beratende Einrichtungen wie psychologische Beratungsstellen, etc.
Weiterhin können Daten an solche Stellen weitergegeben werden, für die im Zusammenhang mit der Anmeldung zu Freizeiten oder Veranstaltungen eine entsprechende Einwilligung vorliegt. Hierzu zählen insbesondere Unterkunfts- und Veranstaltungsanbieter (z. B. Jugendherbergen und Freizeitheime), Kooperationspartner sowie Träger von Freizeit- und Bildungsstätten, externe Referent:innen sowie Schulungs- und Fortbildungseinrichtungen. Darüber hinaus können auch Verkehrs- und Reiseanbieter, insbesondere Fluggesellschaften (z. B. im Rahmen von Flugreisen) sowie die Deutsche Bahn bei der Buchung von Gruppentickets zu den beteiligten Stellen gehören.
Datenübermittlungen an Drittländer
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) oder internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies für die Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.
Setzen wir Auftragsverarbeiter (Dienstleister) mit statuiertem Sitz in einem Drittland ein, sind diese auf die Bedingungen nach § 10 DSG-EKD geprüft und verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Speicherdauer
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Vertragsbeziehung, unseres Betreuungsverhältnisses. Dies umfasst auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) sowie den geltenden Sozialgesetzen ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu 10 Jahre über das Ende der Vertragsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.
Letztendlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
Datenschutzrechte
Betroffene Personen (vorliegend insbesondere Sorgeberechtigte) haben das Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD, das Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach § 21 DSG-EKD, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 24 DSG-EKD sowie das Recht auf Widerspruch aus § 25 DSG-EKD. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde nach § 46 DSG-EKD. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie nach § 11 Abs. 3 DSG-EKD uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns gegenüber vor der Geltung des EKD-Datenschutzgesetzes, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (§ 46 DSG-EKD). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsicht über die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz obliegt im kirchlichen Bereich dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD. Für den Bereich der Evangelischen Landeskirche in Württemberg ist zuständig:
Beauftragter für den Datenschutz der EKD
Michael Jacob
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 768128-0
Fax: +49 (0)511 768128-20
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Außenstelle für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: +49 (0)731 140593-0
Fax: +49 (0)731 140593-20
E-Mail: sued@datenschutz.ekd.de
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Um an Angeboten des örtlichen oder regionalen Jugendwerks teilnehmen zu können, müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Teilnahme an Veranstaltungen, Freizeiten, Jugendgruppen etc. erforderlich sind. Ohne diese Daten ist beispielsweise die Teilnahme an einer Freizeit nicht möglich.
Automatisierte Entscheidung (einschließl. Profiling)
Es findet grundsätzlich keine automatisierte Verarbeitung inkl. Profiling statt, die als Grundlage für Entscheidungen dient, die Rechtswirkung gegenüber natürlichen Personen entfalten oder diese in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen.
Findet gegebenenfalls im Einzelfall eine ausschließliche automatisierte Entscheidung – einschließlich Profiling – statt, werden Sie vorab informiert. Sofern kein Vertrag oder keine Rechtsvorschrift diese Verarbeitung begründet, ist eine automatisierte Entscheidung ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen, informierten und widerrufbaren Einwilligung möglich.
Stand: Dezember 2024