FAQ: Kindertageseinrichtungen

Grundsätzlich ja. Die Anfertigung von Anwesenheits-, Allergie- und Notfallkontaktlisten dient der Sicherstellung der Fürsorgepflichten auf Grundlage des Betreuungsvertrages. Ein Aushang kann dementsprechend vorgenommen werden. Diese Listen sind jedoch ausschließlich den berechtigten Mitarbeiter, bspw. pädagogisches Fachpersonal und Hospitanten, offenzulegen, bspw. an geeigneten Örtlichkeiten in der Kindertageseinrichtung.

Grundsätzlich ja. Hospitanten sind den Personensorgeberechtigten der Kinder rechtzeitig bekanntzugeben. Alle Mitarbeiter, auch ehrenamtliche Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Aufgaben einen Zugang zu Daten der Kindertageseinrichtung erhalten, haben die Einhaltung des Datenschutzes sicherzustellen. Entsprechend müssen sich auch Hospitanten auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichten. Während der Hospitation ist darauf zu achten, dass ausschließlich ein erforderlicher Zugang zu Unterlagen über die Kinder gewährt wird, bspw. ist ein freier Zutritt in das Büro der Kita-Leitung auszuschließen.

Ja. Eine datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle, mithin der Träger, hat die für eine Datenverarbeitung tätigen Personen auf das Datengeheimnis zu verpflichten (§ 26 DSG-EKD).

Auch das Gremium ‚Elternbeirat‘ ist der verantwortlichen Stelle zuzurechnen und damit auch alle Personen, die als Elternbeiratsmitglied für die verantwortliche Stelle tätig werden. Eine datenverarbeitende Tätigkeit ist grundsätzlich gegeben, denn dem Elternbeirat kommt eine zentrale Vermittlungsposition zwischen der Kita-Leitung, dem Träger sowie den Personensorgeberechtigten zu. Wenn es ihm grundsätzlich auch an einer Entscheidungsbefugnis fehlt, ist er doch stets über wichtige Entscheidungen zu informieren. Abgesehen davon ist der Aufgabenbereich des Elternbeirats breit gefächert. Personenbezogene Verarbeitungen sind folglich nicht auszuschließen, mitunter auch vertrauliche Inhalte.

Personensorgeberechtigte dürfen sich bei der Kindertageseinrichtung bzw. bei dem Träger informieren, welche Daten über sie und ihre Kinder in der Kindertageseinrichtung gespeichert werden. Als Personensorgeberechtigte können sie das Auskunftsrecht für ihre Kinder wahrnehmen. Der Auskunftsanspruch ergibt jedoch keinen Anspruch auf die unmittelbare Einsicht in die von Ihnen verarbeiteten Datenverarbeitungsorte und -dienste (bspw. Unterlagen oder Dateneinsicht in einem Computer).

Ja. Eine Funkübertragung zur Sicherstellung der Aufsichtspflicht während der Ruhe- und Schlafzeiten der Kinder, bspw. mittels Babyphone, ist datenschutzrechtlich unkritisch.

Das Schlafmonitoring ist nur dann seitens der Personensorgeberechtigten einwilligungspflichtig, sofern eine Aufzeichnung und damit eine vorübergehende Speicherung der Daten erfolgt. Entsprechend ist bei der Unterzeichnung des Betreuungsvertrags zusätzlich eine ausdrückliche Einwilligung der Personensorgeberechtigten abzufragen. Da eine Einwilligung die Freiwilligkeit der Entscheidung bedingt, sind immer Schutzbereiche vorzusehen, die nicht vom Monitoring erfasst werden.

Jein. Die Ergänzung der Bildungsdokumentation (Portfolio) mit Fotos der Kinder ist auch ohne Einwilligung der Personensorgeberechtigten möglich, wenn es denn zum dialogischen Konzept der Kindertageseinrichtung gehört. Gleich der internen Aushänge kann eine Ergänzung der Bildungsdokumentation (Portfolio) mit Fotos der Kinder rechtmäßig auf Grundlage des Betreuungsvertrags beziehungsweise des berechtigen Interesses der Kindertageseinrichtung bzw. des Trägers an der Organisation des Kita-Alltags gestützt werden. Bei der Übergabe der Bildungsdokumentation an die Personensorgeberechtigten ist darauf zu achten, dass Fotos von Dritten entfernt werden.

Dahingegen ist die Ergänzung der Entwicklungsdokumentation mit Fotos der Kinder seitens der Personensorgeberechtigten einwilligungspflichtig, denn eine Beurteilung des Entwicklungsstands der Kinder nach Ermessen der pädagogischen Fachkräfte ist grundsätzlich auch ohne audiovisuelle Referenzen möglich.

Grundsätzlich ja. Mit Beendigung des Betreuungsvertrags ist die Bildungsdokumentation der Kinder den Personensorgeberechtigten auszuhändigen bzw. umgehend zu löschen.

Die Entwicklungsdokumentation hingegen wird in der Kindertageseinrichtung bis zum Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von maximal fünf Jahren verwahrt und dann gelöscht. Auf Verlangen der Personensorgeberechtigten ist eine Kopie der erforderlichen Inhalte auszuhändigen.

Soll die Bildungs- und/oder Entwicklungsdokumentation an die zuständige Lehrkraft der Grundschule übergeben werden, um den Entwicklungsstand des Kindes zu vermitteln, ist dies nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Personensorgeberechtigten möglich.

Nein. Die Entwicklungsdokumentation enthält besonders vertrauliche Daten, bspw. auch zu Entwicklungsproblemen und der Gesundheit des Kindes sowie protokollierte Elterngespräche, einschl. Konfliktgespräche. Diese Daten sind stets vertraulich unter Verschluss zu verwahren, bspw. im Büro der Kita-Leitung. Die Inhalte der Entwicklungsdokumentation sind damit nur den pädagogischen Fachkräften im Original und auf Anfrage der Personensorgeberechtigten in Kopie offenzulegen.

Die Bildungsdokumentation (Portfolio) hingegen, die z. B. Basteleien, Fotos, Lerngeschichten und Beobachtungen aus dem Kita-Alltag enthalten, dürfen für die Kinder frei zugänglich aufbewahrt werden, sofern es denn zum dialogischen Konzept der Kindertageseinrichtung gehört. Sollten die Portfolios in Teilen sensible Inhalte enthalten, bspw. eine Auseinandersetzung mit gesundheitlichen oder ethnischen Themen, die das Kind betreffen, empfiehlt es sich, die Bildungsdokumentation (Portfolio) nach der Betreuungszeit unter Verschluss zu nehmen, bspw. in Schränken der Gruppenräume.

Nein. Personensorgeberechtigte wünschen sich gelegentlich die Herausgabe der Bildungsdokumentation ihres Kindes, bspw. um dritten Fördereinrichtungen den Entwicklungsstand ihres Kindes vermitteln zu können. Personensorgeberechtigte haben jedoch keinen Anspruch auf die Herausgabe der Bildungsdokumentation, sondern lediglich den Anspruch auf eine Kopie. Eine Aushändigung der Bildungsdokumentation kann erst mit Zweckentfall, damit mit Beendigung des Betreuungsvertrags, erfolgen.

Ja. Daten, die von einem Personenbezug befreit sind, fallen nicht in den Anwendungsbereich des Datenschutzrechts. Es sind damit keine datenschutzrechtlichen Bestimmungen oder Anforderungen zu beachten. Die Verarbeitung der Anonymisierung ist zudem rechtmäßig, da eine gesetzliche Grundlage die Maßnahmen zur Durchführung der Kinder- und Jugendhilfestatistik bestimmt (§§ 98 bis 103 SGB VIII).

Nein. Die Aufgabe des Fördervereins ist die Unterstützung der Kindertageseinrichtung im Bereich des Fundraisings. Damit vertritt der Förderverein per se keine zentrale Fürsorgepflicht auf Grundlage des Betreuungsvertrags. Zudem ist der Förderverein in der Regel eine eigenverantwortliche Stelle (‘Dritter’) im Sinne des Datenschutzrechts. Eine Datenübermittlung an Dritte ohne vertragliche und gesetzliche Grundlage ist damit nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Personensorgeberechtigten möglich.

Grundsätzlich ja. Der Elternbeirat ist dem Kita-Träger als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle zuzurechnen. Zur Erfüllung seiner Aufgaben darf der gewählte Elternbeirat Listen mit Namen, Anschrift und Kontaktdaten der Personensorgeberechtigten erhalten. Wichtig ist die Abstimmung der Speichermedien, sodass nach Beendigung der Amtszeit die entsprechenden Listen zentral gelöscht werden können. Jeder zweckbezogene Einsatz ist bestmöglich nach Abstimmung mit der Kita-Leitung im Rahmen der Schriftführung in den Sitzungen des Elternbeirats zu protokollieren.

Nein. Einen datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch haben ausschließlich Personensorgeberechtigte in Vertretung ihres Kindes als Grundrechtsträger. Informationen, die das Kind betreffen, dürfen also ausschließlich gegenüber sorgeberechtigte Elternteilen beauskunftet werden. Bei einer gemeinsamen Sorge haben beide Personensorgeberechtigten ein Recht auf Auskunft, sofern auch im Betreuungsvertrag so bestimmt.

Jein. Die Ergänzung der Bildungsdokumentation (Portfolio) mit Fotos der Kinder ist auch ohne Einwilligung der Personensorgeberechtigten möglich, wenn es denn zum dialogischen Konzept der Kindertageseinrichtung gehört. Gleich der internen Aushänge kann eine Ergänzung der Bildungsdokumentation (Portfolio) mit Fotos der Kinder rechtmäßig auf Grundlage des Betreuungsvertrags beziehungsweise des berechtigen Interesses der Kindertageseinrichtung bzw. des Trägers an der Organisation des Kita-Alltags gestützt werden. Bei der Übergabe der Bildungsdokumentation an die Personensorgeberechtigten ist darauf zu achten, dass Fotos von Dritten entfernt werden.

Dahingegen ist die Ergänzung der Entwicklungsdokumentation mit Fotos der Kinder seitens der Personensorgeberechtigten einwilligungspflichtig, denn eine Beurteilung des Entwicklungsstands der Kinder nach Ermessen der pädagogischen Fachkräfte ist grundsätzlich auch ohne audiovisuelle Referenzen möglich.

Ja. Ob Aushänge von Kindernamen, Fotos und Basteleien ohne Einwilligung der Personensorgeberechtigten zulässig ist, wird nach wie vor kontrovers diskutiert. Abhilfe schafften jedoch bereit frühzeitig die Datenschutzaufsichtsbehörden. Demnach dürfen Namensschilder an Garderoben angebracht sowie Fotos und Basteleien mit den Namen der Kinder versehen werden. Die Datenschutzaufsichtsbehörden sehen hierbei den Betreuungsvertrag beziehungsweise das berechtige Interesse der Kindertageseinrichtung bzw. des Trägers an der Organisation des Kita-Alltags als einschlägige Rechtsgrundlage an.

Ja. Bei originären Druckdienstleistungen – unabhängig davon, ob mit oder ohne Personenbezug, ob Kinder oder Erwachsene abgebildet sind – ist der Druckdienstleister sogenannter ‚Dritter‘ im Sinne des Datenschutzrechts und damit für Datenverarbeitungen selbst verantwortlich. Dazu gehören Druckereien, aber auch bspw. Drogeriemärkte. Die Bestellung bzw. Beauftragung gestaltet sich damit datenschutzrechtlich handlungsarm. So ist auch kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister zu schließen. Der Träger hat allein zu entscheiden, ob die Datenschutzinformationen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Dienstleisters angemessen und akzeptabel sind. Zudem sind die Personensorgeberechtigten vorab über den Einsatz des Dienstleisters zu informieren.