Arbeitshilfen & Anleitungen

Die Umsetzung der in der Checkliste enthaltenen Maßnahmen wird im Rahmen der IST-Aufnahmen und nachfolgender Audits überprüft.

In vielen Gemeinden werden regelmäßig Gemeindebriefe erstellt und verteilt.
Gemeindebriefe dienen der Information von Gemeindegliedern über das gemeindliche Leben. Im Gemeindebrief werden häufig auch personenbezogene Daten veröffentlicht. Personenbezogene Daten unterliegen dem Schutz des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD).
Häufig wird der Gemeindebrief noch traditionell in gedruckter Form entweder nur an die Gemeindeglieder oder an alle Einwohner einer Kommunalgemeinde verteilt.
Immer öfter wird der Gemeindebrief zusätzlich oder sogar ausschließlich auch auf der Internetseite der Gemeinde veröffentlicht. Je nachdem wie der Gemeindebrief veröffentlicht und verteilt wird, sind unterschiedliche Anforderungen des Datenschutzrechts zu beachten.

Fotos mit und von Personen werden im kirchlichen und diakonischen Alltag als Mittel der Öffentlichkeitsarbeit oder für andere Zwecke angefertigt und veröffentlicht. Diese Handreichung soll verantwortlichen Stellen im kirchlichen und diakonischen Bereich Hinweise zu unterschiedlichen praktischen Fragen im Zusammenhang mit der Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos und Videos mit Personen geben.
Der Begriff der Anfertigung bedeutet dabei jede Art der Verarbeitung von Fotos im Sinne des EKD-Datenschutzgesetzes.
Werden Fotos allein für persönliche oder familiäre Zwecke (z. B. Fotos für private Fotoalben) angefertigt, ist das kirchliche Datenschutzrecht nicht einschlägig. Werden Fotos für Zwecke kirchlicher und diakonischer Arbeit angefertigt und bilden sie Personen ab, handelt es sich bei diesen Fotos um personenbezogene Daten gemäß § 4 Nr. 1 DSG-EKD.

Mit den in dieser Information beschriebenen Maßnahmen kann ein zumindest erhöhtes Datenschutzniveau erreicht werden.

Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen schicken möchten, werden die E-Mailadressen häufig in das Feld „An:“ eingegeben und jeder Empfänger sieht, wer diese E-Mail bekommen hat. Bei E-Mail-Adressen, die den Vor- oder Nachnamen enthalten, handelt es sich um ein personenbezogenes Datum gemäß § 4 Nr. 1 DSG‑EKD. Aber auch E-Mail-Adressen, die lediglich eine Funktionsbezeichnung enthalten, stellen personenbezogene Daten dar, die unter die Definition des § 4 Nr. 1 DSG‑EKD fallen, sofern die E-Mail-Adresse einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden kann oder deren Zuordnung zumindest mittelbar erfolgen kann. Gemäß § 6 DSG‑EKD dürfen personenbezogene Daten nur übermittelt werden, wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt, oder der Betroffene in diese Übermittlung wirksam eingewilligt hat. Eine allgemeine Rechtsgrundlage für die Übermittlung der E-Mail-Adresse ist im DSG-EKD nicht vorhanden. Diese Handreichung hilft Ihnen dabei, wie sie dennoch datenschutzkonform E-Mails an mehrere Empfänger versenden können.

Hier erhalten Sie einen Überblick über die zu beachtenden Regelungen des Urheberrechts und den gegebenenfalls erforderlichen GEMA Meldungen.Das schließt Fragen und Antworten zu der Veröffentlichung von Noten und Liedtexten ebenso ein wie die Einblendung von sonstigen Texten, Kunst-Postkarten und vieles mehr.

Für nicht über den Gemeindebaukasten laufende Webseiten laden Sie bitte die beigefügte Checkliste herunter und leiten diese zum Ausfüllen an Ihre Internetagentur weiter.
Die Checkliste berücksichtigt auch die eventuell vorhandenen Profilseiten bei sozialen Medien sowie genutzten Dienste für Audio- und Videokonferenzen.

Sobald wir die Checkliste von Ihnen zurückerhalten haben. erstellen wir die aktuelle Datenschutzerklärung.
Diese übersenden wir Ihnen dann mit der erneuten Bitte um Weiterleitung an Ihre Internetagentur zur Hinterlegung auf Ihrer jeweiligen Internetseite (im Tausch mit der bisherigen Version).
Zusätzlich erhalten Sie weitere Hinweise für die Einbindung der Datenschutzerklärungen auf den Profilseiten bei Sozialen Medien.